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Open Space: ¿Por qué este diseño de oficinas es más productivo?

Nuevo modelo de arquitectura y diseño de interiores para oficinas mejora la calidad del trabajo y el trabajo en equipo.

Open Space: ¿Por qué este diseño de oficinas es más productivo?

Las oficinas Open Space se han convertido en la nueva tendencia a la hora de diseñar espacios colaborativos, sobre todo en empresas que acogen cada vez más número de millennials.

Una de las características más comunes en las empresas modernas, sin importar su rubro o tamaño, es la búsqueda permanente de crecimiento. No obstante, para convertirse en una organización rentable, eficiente y productiva, este crecimiento no debe representar necesariamente un incremento en las variables de producción.

Para alcanzar este fin, según Enrique Heighes, gerente comercial de DRRP Arquitectura, las empresas han explorado diferentes caminos que han permitido la mejora de los procesos, como implementar nuevas tecnologías, capacitar a la fuerza de trabajo o simplificar los procedimientos internos, entre otros.

Sin embargo, para él, en la actualidad, después de muchos años, se ha empezado a considerar el rol de los espacios de trabajo como un factor clave para la mejora de la productividad. “Con oficinas y salas de reuniones frías, sin identidad corporativa, poco o nada confortables, que no se acomodaban a las necesidades de los usuarios, era muy difícil conseguir que los empleados se sintieran incluidos y valorados como elementos fundamentales para alcanzar los objetivos, limitando el sentido de pertenencia e incrementando la rotación profesional”, reflexiona Heighes, considerando revolucionarias las apuestas de empresas como Google y Amazon.

Para este experto, muchas organizaciones asentadas en Silicon Valley reinventaron en los últimos años los espacios en función de las necesidades de los empleados y los objetivos estratégicos, dando preferencia a los ambientes abiertos y colaborativos, que fomenten la innovación, la horizontalidad y el trabajo en equipo. El resultado: una mayor integración de los trabajadores, aumento en la productividad, mejores niveles de crecimiento y excelente clima laboral

Hoy, este modelo de oficinas hechas a la medida se ha convertido en parte de la tendencia, impulsando a recocidas trasnacionales a replantear sus espacios en busca de mejores relaciones entre sus trabajadores pero sobre todo mejores resultados financieros y de productividad.

NACE OPEN SPACE

El concepto Open Space no es nuevo. La oficina abierta se inventa en Alemania, más precisamente en Hamburgo, después de la Segunda Guerra Mundial, como una reacción desde la arquitectura a la verticalidad del fascismo alemán. El concepto, ideado por los consultores la casa Quickborner, se llamó Burolandschaft.

A pesar de que a simple vista parecían escritorios similares esparcidos en una sola planta sin ninguna división, este diseño se basaba en un profundo estudio de los patrones de comunicación entre los diferentes departamentos de la organización y las personas que los integraban. Décadas más tarde, este concepto fue recogido por influyente arquitecto Frank Duffy.

Por ese motivo no es raro ver películas como The apartment (1960), cuyo reparto está liderado por el actor Jack Lemmon y Shirley MacLaine. Ambos trabajan en una empresa en la que los trabajadores son explotados, en oficinas que más que mejorar las relaciones entre los colaboradores parece someterlos a un estándar en el que la horizontalidad sirve para distinguir a los directivos de la clase trabajadora. No obstante, muchas décadas después, en The Wolf of Wall Street (20143), un espacio con oficinas similares recrea situaciones radicalmente diferentes. ¿Qué es lo que ha cambiado en un espacio donde el diseño es casi el mismo?

Para el profesor Roberto Bonelli, profesor de la Escuela de Postgrado de la UPC, más que la arquitectura o el diseño, lo que ha cambiado es el enfoque del liderazgo, donde los CEO y altos directivos expresan un liderazgo más horizontal, más cercano a los colaboradores, concientes del rol que representan como líderes de la organización. Para Bonelli, más que un tema de diseño o arquitectura, se trata de un cambio de mentalidad, en los que paredes y puertas dejan de representar trabas para la comunicación y se convierten en objetos que se abren o se cierran cada vez que se necesita. En ese sentido, tener o no tener paredes es anecdótico.

DISEÑO COLABORATIVO

El actual gerente general de Natura, Hans Werner, posee un escritorio en un espacio amplio, donde cohabita con el resto de gerentes de la empresa. Según declaró en una entrevista, pasa poco tiempo en su despacho, porque cada vez que se relaciona con otros trabajadores. Él prefiere desplazarse hasta donde ellos, o tener entrevistas o charlas informales en áreas comunes, como la cafetería. No posee un espacio con los estándares arquitectónicos del Open Space, pero como líder ha derribado los muros que dividen la gerencia del resto de oficinas.

Otro es el caso de las oficinas de Unilever en el Perú, con un diseño claramente Open Space, donde se da cabida a múltiples espacios abiertos, que promueven los encuentros informales entre los trabajadores, con corredores amplios y abundantes zonas para sentarse a charlar, donde no existe una clara división entre el espacio que ocupan los colaboradores y el lugar que le corresponde al CEO. Es decir, como la oficina del gerente general no posee paredes ni puertas, ni siquiera una tabiquería, es difícil saber en qué momento entraste a su oficina o no.

Por ese motivo, según Heighes, el modelo Open Space exige cambios que vayan más allá de lo superficial, en términos de modificaciones en la cultura organizacional que, en tiempo de transiciones generacionales y puesta en valor de la individualidad de las personas, se abre la posibilidad a nuevas políticas corporativas enfocadas en el mejoramiento de las relaciones con las personas, el medio ambiente y la comunidad. En este sentido, Heighes apunta a que la oficina puede convertirse en un facilitador que eleve la productividad y el trabajo en equipo.

Para empresas como Google y Amazon, este diseño facilita la innovación, pero no solo porque existen lugares que facilitan el trabajo entre colaboradores, o zonas que invitan a relacionarse con otras áreas, sino sobre todo porque los líderes de esas empresas han decidido crear una cultura en la que la reducción de las jerarquías facilita el que los empleados expongan sus ideas con libertad, aporten valor y sientan que la empresa crecerán y se les escuchará. No es de extrañar que la oficina de Mark Zuckerberg sea una silla en tabla en la que trabaja un equipo amplio.

Por eso, según Bonelli, quienes más se acomodan a estas nuevas estructuras son los millennials, quienes poseen una visión menos jerárquica y más flexible de los espacios de trabajo. Y, teniendo en cuenta de que en cinco años se convertirán en el 70% de la fuerza laboral, las empresas deberían pensar en modificar no solo sus estructuras arquitectónicas, sino sobre todo su cultura.

¿Qué debemos tener en cuenta en el diseño Open Space?

✔ A nivel de diseño, no existen divisiones entre trabajadores y muchas veces tampoco entre jefes, gerentes o CEO.

✔ Se deben promover los espacios cerrados para aquellos momentos en los que se necesita un espacio de silencio.

✔ El orden y la limpieza en estos ambientes resulta clave para que no cunda el desorden dentro de la oficina.

✔ Hay puestos fijos y oficinas fijas, pero también espacios libres para ser tomados por quienes les provoque.

✔ Deben abundar los espacios libres y los corredores amplios que permitan un ingreso abundante de luz.

✔ Más que un diseño de arquitectura, el Open Space es un estado mental que se fomenta desde arriba.

¿Está dispuesto a convertir su oficina en un espacio Open Space?

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