Legalización y Apostilla Digital: conoce la apuesta de la Cancillería peruana que busca transformar procesos

Ante la necesidad de digitalizar las diferentes entidades del Estado peruano, la Cancillería encontró una oportunidad para ayudar y agilizar un servicio recurrente entre los ciudadanos, el servicio de apostillado. Hoy con más de 4.000 documentos apostillados digitalmente al mes y un ahorro de más del 50%, el proyecto ganador del Premio Avonni en la categoría de Innovación Pública, se está convirtiendo en el favorito de este ministerio. Pedro Bravo, director general de Comunidades Peruanas en el Exterior, cuenta detalles del trabajo realizado.

¿Cómo se llama el proyecto y desde cuándo lo implementaron?

El proyecto se llama “Legalización y Apostilla Digital”. Este proyecto lo implementamos desde enero del 2021 en el portal de Servicios al Ciudadano. La apostilla es la certificación de autenticidad y legalidad de un documento para que este pueda ser reconocido en el exterior. La pandemia aceleró la necesidad de digitalizar procesos.

Newsletter exclusivo para suscriptores

Maro Villalobos te revela antes que nadie las claves del mundo económico y empresarial, cada sábado.

Recíbelo

¿Qué documentos son los que se apostillan con mayor frecuencia desde que se implementó el servicio digital?

Certificados de antecedentes penales, de antecedentes judiciales, constancias de verificación de la Superintendencia Nacional de Educación Superior Universitaria (Sunedu), traducciones oficiales y certificadas, constancias de la Oficina de Normalización Previsional (ONP), este último, para aquellos ciudadanos peruanos que tengan sus pensiones o cobren sus pensiones desde el exterior. También hay muchas constancias emitidas por la Superintendencia Nacional de Migraciones y por el Ministerio de Educación, que son para que los peruanos puedan seguir sus estudios en el exterior.

¿Cuál es el gran reto de esta apostillación digital?

El gran reto para nosotros es tratar de que una mayor cantidad de países se puedan sumar al tema de la legalización de nuestra apostilla digital; es decir, reconocerlo. También dar a conocer este nuevo sistema a los ciudadanos.

¿Y actualmente qué países reconocen la apostillación digital del Perú?

Tenemos países de América Latina, Estados Unidos, Unión Europea y Japón, que son donde residen muchos de nuestros connacionales. Incluso Venezuela reconoce la apostillación y es un país donde lamentablemente no tenemos relaciones consulares ni diplomáticas.

¿Más allá de su validación, cómo trabajan en la confianza de los usuarios frente a lo digital?

Es un tema cultural. La gente, a pesar de que se le explica tiene miedo, no sabe si va a valer su documento con esta apostilla digital en el país donde reside. Ahí está la disyuntiva. Pero la apostilla digital vale lo mismo y ahorra mucho tiempo y dinero e igual se verifica. El documento pasa por una serie de condiciones de seguridad para su validación.

¿Qué tan difícil ha sido lograr esta digitalización?

Muy difícil porque primero se tuvo que convencer a nuestros usuarios que este sistema es una alternativa mucho más fácil, mucho más ventajosa para ellos. Lamentablemente, ellos prefieren ver el documento, quieren ver el sello ahí. Esto es una cuestión cultural, es propio de cualquier cambio tecnológico. Sin embargo, vamos avanzando porque el ratio de la utilización de apostillas digitales va subiendo cada mes, alcanzando actualmente el 20% de todas las apostillas que se realizan en la Cancillería.

¿Cuánto es el costo de la apostilla? ¿Hay diferencia entre el físico y el digital?

El costo de la apostillación física es de S/ 31, mientras que la digital es S/18. Optar por lo digital también tiene otro beneficio: el precio. Haciendo cálculos, se puede ahorrar más del 50%.

¿Qué tanto impacto cree que esta iniciativa tiene en los ciudadanos?

El apostillamiento digital tiene un impacto bastante grande porque el usuario no va a tener que enviar los documentos, no van a tener que gastar en algún courier y tampoco tiene que preocuparse por encontrar a algún amigo o familiar que lleve el documento. Además que la persona que lo traiga tiene que venir aquí a la Cancillería, en un día laboral y horario restringido. Si lo vemos así, lo digital tiene una gran ventaja, agiliza el proceso y reduce costos, lo cual es fundamental.

¿Qué logros observa con el proyecto de apostillamiento digital?

Estamos logrando hacer un cambio cultural, ahora estamos en un ratio de 4.000 trámites digitales por mes, según las cifras de los últimos 3 meses, y esto lo consideramos exitoso. Queremos seguir subiendo y sabemos que para lograrlo es importante transmitir confianza.

¿Cuál fue su principal motivación para iniciar este proyecto de apostillación digital?

Fue parte del proceso de modernización y transformación tecnológica del Estado. Se tiene un plan global para tratar de digitalizar no solamente los archivos y la manera como se trabaja, sino también los propios servicios que damos a los ciudadanos. La mayor parte de estos servicios implica tener que desplazarse, presentar documentación y la digitalización lo hace mucho más fácil, ahorra mucho tiempo, costos, entre otras cosas.

¿Qué significó para ustedes ganar el premio Avonni?

Fue una excelente noticia, fue una manera de incentivarnos y de continuar trabajando mucho más fuerte por y para nuestros ciudadanos. Sabemos que para lograr eso necesitamos brindar un servicio más eficiente, más orientado, identificando sus necesidades, brindándoles la oferta correspondiente.

¿Qué mensaje le daría a los diferentes emprendedores peruanos que buscan innovar y crear nuevas cosas para el país?

El primer mensaje es que continúen en su búsqueda para identificar nichos donde se pueda innovar. También, que basen su desarrollo en datos objetivos. Nosotros para lanzar este proyecto hemos hecho investigaciones que identificaron la necesidad y la demanda de los ciudadanos. No solamente debemos hacer lo que nos conviene o lo que sea más cómodo, hay que invertir, hay que capacitar a la gente, sin miedo a hacerlo. El principal mensaje es no tenerle miedo al cambio.