A fines de 2016 Facebook lanzó oficialmente Workplace, lo más parecido a una red social de uso interno para empresas. Tal como Facebook, Workplace permite que los colaboradores de una misma organización compartan mensajes entre ellos, así como información, actividades, documentos y recordatorios, y creen además grupos de trabajo para diferentes proyectos. En ese sentido, los trabajadores de una misma empresa pueden usar Workplace como un boletín online para seguir los anuncios relevantes de la empresa, organizar grupos específicos para diferentes áreas o unidades de negocio, hacer transmisiones en Facebook Live para eventos importantes, compartir capacitaciones en video o incluso ver transmisiones en vivo de los líderes de la empresa.
A pesar de que Workplace se parece mucho a Facebook, se trata de una red totalmente independiente. Es decir, aquellos trabajadores que compartan información por Workplace, esta no se comparte en Facebook, y viceversa. Es más, así los colaboradores no tengan una cuenta en Facebook, estos pueden registrarse en la página de Workplace de su empresa sin ningún problema. Por todos esos motivos, cada colaborador debe ser sumamente consciente de que al darle “like” a los post o compartir un post en modo “público”, estos podrá ser visualizados por el resto de trabajadores de la misma organización, incluyendo su jefe directo o los integrantes de la alta gerencia. Porque Workplace es precisamente eso: la red social de la empresa.
En 2015 Workplace empezó a hacer pruebas, por lo que convocó a empresas a nivel global a sumarse al periodo de ensayos de la herramienta. El año pasado, precisamente en este proceso, Yichang, empresa peruana con más de 80 años de operación en el país, solicitó sumarse a este periodo, convirtiéndose en la primera empresa peruana, así como en una de las pocas empresas a nivel de América Latina, en utilizar esta herramienta. Para Carlos Hiraoka, gerente general de la compañía, este producto se ha convertido en la base de la transformación a nivel cultural de la compañía. “Nos dimos cuenta que el correo electrónico ya no servía para comunicarnos entre nosotros”, explica Hiraoka, quien tampoco encontraba útil el Whatsapp para llegar a los empleados.
ÚTIL Y RÁPIDO
Para esta empresa peruana, Workplace les permitió no solo comunicarse de una forma más directa, con todos los elementos y herramientas que posee la red social Facebook, sino que le permitió a la organización llevar métricas de la participación de los colaboradores, desde si han leído o no los mensajes que han recibido hasta qué tanto están descargando documentos o videos de capacitación los encargados de las ventas. “Estamos subiendo a Workplace todos los documentos importantes de la empresa. Pronto, calculo, no vamos a necesitar enviarnos más correos ni hacer más uso de papales”, estima Hiraoka, quien como líder de la organización encabezó este proyecto desde el inicio, participando como uno de los moderadores.
Él explica que es importante sumar moderadores a que participen en las conversaciones, porque, siendo la red social de la empresa, se deben respetar ciertas reglas de convivencia clave, ya que no se trata de una red social de uso personal. “La gran transformación comunicacional de Yichang estará basada en el WorkPlace, esta herramienta ha sido bien recibido e interiorizada por todos y ha generado grandes resultados, al punto que el plan de la compañía de aquí a los próximos dos o tres años es centralizar toda la comunicación a la interna a través de este canal, eliminando el correo electrónico y reduciendo considerablemente la impresión sobre papel”, dice Hiroka. Para este líder, Workplace elevará la productividad de los trabajadores, así como la rentabilidad.
Como la mayoría de empleados están suscritos a Facebook de forma personal, no se necesitó invertir en largas horas de capacitación para el uso de este producto. Por otro lado, es una herramienta amigable y fácil de usar. Y, como en la actualidad casi todos poseen un smartphone, es posible acceder a esta plataforma desde cualquier lugar, no solo para mandar mensajes, participar en un chat o crear grupos, sino visualizar videos o descargar todo tipo de documentación. Para Hiraoka, si se busca desarrollar una estrategia de uso de redes sociales internas, se deben tener en cuenta cinco puntos clave:
1. La empresa debe estar dispuesta a cambiar. Los líderes de la organización deben ser los primeros en comprar el proyecto. El uso de este tipo de plataformas implicará en el corto plazo un cambio comunicacional. Por lo que se debe conducir una transformación organizacional en términos de uso de tecnología y cultura.
2. Tener claro el para qué. Si se va a movilizar a los colaboradores a hacer las cosas de manera diferente, se debe saber exactamente qué es lo que se busca. En el caso de Yichang, se establecieron objetivos relacionados con la comunicación y la mejora de la productividad. A partir de allí es posible hacer mediciones y evaluar los avances.
3. Diseñar una política de uso de la plataforma. Las redes sociales son de uso profesional. Si bien es posible integrar a los colaboradores dentro de una plataforma lúdica, se debe tener en cuenta desde el inicio que es la red social de la empresa, en la que se comparte información sensible de uso estrictamente profesional.
4. Identificación de líderes y embajadores. Para masificar el uso de estas plataformas es importante detectar personas dentro de la organización que masifiquen el uso de la herramienta. Podrían ser no solo los líderes, sino personas relevantes dentro de la organización que se desempeñen a modo de embajadores o influencers.
5. Medir el impacto. Para saber cómo se está desarrollando la incorporación de esta tecnología es importante medir los avances en base a los objetivos planteados en un inicio. Solo de esa forma se sabrá si vamos por el camino correcto o saber qué espacios de mejora existen para la mejor adopción del nuevo canal de comunicación.
Es un hecho que las plataformas de Social Media proporcionan herramientas para integrar a los colaboradores y potenciar la comunicación interna dentro de una misma plataforma, a la cual se puede acceder desde una PC, una tablet o un smartphone. Pero, antes de dejarnos seducir por estas tecnologías, es importante preguntarse qué tan preparada está la organización para hacer uso de estas plataformas, o qué tan convencidos están los líderes de la organización de los fines que se les dará a las redes sociales corporativas. De esas respuestas sabremos si es el momento correcto para empezar a implementar una estrategia en ese sentido.
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