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6 consejos para tener un espacio de trabajo flexible

Flexible working es un concepto en diseño de interiores de oficinas que promueve el trabajo colaborativo y horizontal.

6 consejos para tener un espacio de trabajo flexible

El término de "flexible working" lo acuñó la empresa 3g office Perú, la cual lleva trabajando una década con esta metodología.

A medida que el concepto de movilidad se acentúa en las organizaciones y que el trabajo se vuelve más flexible, los centros de labores están evolucionando gracias a la aparición de conceptos cada vez más complejos, abstractos e irreconocibles para los usuarios de los tradicionales espacios de oficina. Estos se caracterizaban por sus divisiones de paredes bajas estilo cubículo. Ahora, la regla son los espacios más desocupados y con más personas en las salas de reuniones, en los pasillos, en las áreas comunes y en las cafeterías, que en las zonas netamente de trabajo.

A estos espacios se les llama polivalentes, porque son capaces de reconfigurarse rápidamente para distintos usos, más como zonas de relación que de trabajo individual. Ahora, la nueva oficina se adapta con naturalidad al cambio permanente, porque ya no se estructura en función de la clásica pirámide funcional, sino a partir de actividades y comunidades de personas con objetivos afines, pero con distintos roles y responsabilidades dentro de la misma organización. En la nueva oficina, por ejemplo, el trabajador permanece menos tiempo sentado en su puesto de trabajo.

Para María del Carmen Tabini, business development de 3g office Perú, empresa diseño de interiores de oficinas, considera que el concepto "flexible working" supera el significado de "open space". Según explica, se trata de definir áreas de trabajo con un portafolio amplio de espacios alternativos y funcionales, para realizar diferentes actividades: concentrarse, socializar, colaborar y compartir. En ese sentido, se le suma a los espacios corporativos conceptos como flexibilidad y tecnología, para convertir el lugar de trabajo en un ecosistema a la medida de la productividad del trabajador.

En síntesis, se trata de dejar atrás las oficinas privadas, los puestos de trabajo diferenciados, las sillas para visitas y las antesalas para recepcionistas o secretarias. Estos espacios, según Tabini, ya casi no existen en las oficinas modernas, porque han sido reemplazados por áreas colaborativas, salas de proyectos de múltiples configuraciones o para reuniones informales. Los antiguos símbolos de jerarquía han perdido significado para la nueva fuerza laboral, que valora las ideas y la experimentación, sin importar en qué momento llegan o si provienen de gerentes o practicantes.

TENDENCIA Y TECNOLOGÍA

La tecnología representa un factor clave para la flexibilización de los espacios. Desde que se configuró la posibilidad de potenciar el trabajo a partir del uso de herramientas tecnológicas, así como de convertir el teletrabajo o el trabajo remoto en un camino para elevar los índices de productividad, las comunicación interna, el trabajo colaborativo y las metodologías para generar innovación en los equipos de trabajo. La libertad se ha convertido en el nuevo emblems de los espacios de trabajo, áreas en las que las ideas viajan de un lugar a otro de forma informal.

“Antes, si trabajabas en el área de Finanzas, era posible que no conocieras a nadie de Marketing y, si trabajabas en Operaciones, probablemente tampoco no conocías a nadie de Recursos Humanos. Hoy, estas formas de trabajar hace que todos se conozcan y empiecen a trabajar de otra manera, compartiendo ideas o trabajando proyectos”, dice Tabini, ya que los espacios se diseñan pensando en zonas menos rígidas, que más parecen un café, que buscan recuperar la privacidad que se perdió en un inició bajo el concepto de open space o espacios abiertos.

Tabini, antes de derribar las paredes, recomienda una consultoría en diseño de interiores y arquitectura, previa al cambio de espacios de trabajo, para entender cómo opera la empresa, cómo será dentro de unos años, para optimizar los espacios actuales en función del trabajo, la tecnología y los colaboradores. Por un lado, se hacen entrevistas a los líderes del negocio. Por otro lado, se hacen encuestas más generales, dependiendo del tamaño del proyecto. En ese sentido, el estudio de ocupación será clave para determinar qué tan eficiente es el uso del espacio.

A pesar de que la mayoría de empresas considera que no les queda espacio para hacer cambios estructurales, salvo para reemplazar los muebles y las divisiones por otras más modernas, Tabini explica que en promedio las empresas subutilizan el espacio, o poseen en promedio hasta 30 sillas a las que no les dan uso. “Muchos empresarios ya saben que esto funciona. Pero existen otros que creen que solo es comprar sillas o muebles. Pero, una vez que les mostramos los resultados del estudio, comprenden que esto puede ser bueno para los resultados de la empresa”.

En ese sentido, existen seis factores que se deben tener en cuenta a la hora de flexibilizar el espacio de trabajo, con miras a dotar de espacios flexibles y alternativos para potenciar la innovación, la productividad y el trabajo colaborativo.

1. Inclusión y visibilidad

Ubicar a los colaboradores para que sean visibles y no estén aislados. El objetivo es que se integren las diferentes áreas de la empresa, sin dejar de lado a ningún profesional.

2. Comunicación con otras áreas

Convertir los espacios de oficina en canales de comunicación con todas áreas. En lugar de promover los compartimentos o el trabajo por estancos, se busca abrir el espacio a todos los departamentos.

3. Espacios libres

Minimizar las oficinas cerradas y fomentar el uso de escritorios sin dueño. Es importante reservar zonas para el encuentro o las juntas informales, con el objetivo de fomentar la innovación y la transparencia.

4. Gestión de equipo y cohesión

Promover el trabajo remoto preservando espacios para reuniones de equipo. Si bien el teletrabajo será parte de la tendencia en el futuro, también será clave no perder las reuniones cara a cara.

5. Hacia la transformación digital

Fomentar el uso de las herramientas digitales para trabajar en movilidad y en colaboración. Existen nuevas plataformas, como las redes sociales internas, que permiten otras formas de interacción.

6. Uso adecuado de la tecnología

Si bien es importante el uso de las herramientas digitales, se recomienda evitar los excesosn. En ese sentido, se deben reservar áreas para compartir momentos, entablar nuevas y mejores relaciones para trabajar.

En conclusióin, Tabini considera que las empresas se deben adaptar a las nuevas generaciones, que vienen con una nueva forma de trabajo, y probablemente una visión del mundo distinta, menos jerárquica y vertical. En ese sentido, flexible working no es otra cosa que dotar al espacio de oficina con herramientas que permitan integrar las ideas de todos los trabajadores. ¿Estamos listos?

 

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