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Cadenas interminables de correos: ¿cómo optimizarlas?

Los correos electrónicos pueden convertirse en un problema para la productividad de las empresas. ¿Cómo administrarlos?

Cadenas interminables de correos: ¿cómo optimizarlas?

Las cadenas interminables de correos electrónicos pueden llegar a distraer a los colaboradores de responsabilidades más importantes para con la organización.

En 1998, cuando se estrenó la película "You've Got Mail ", todos morían por abrir sus bandejas de correos electrónicos. Sin embargo, después de 18 años, la sobrecarga de e-mails ha convertido esta actividad cotidiana en una pesadilla sumamente estresante. Según un estudio del Instituto Global McKinsey, un empleado promedio pasa hasta 13 horas a la semana revisando correos, en lugar de centrarse en sus prioridades de trabajo. Esto equivale a 650 horas al año. Peor aún, según datos de la consultora Danwood Group, toma más de un minuto retomar las actividades interrumpidas por  revisar un mensaje nuevo, lo que representa desperdiciar hasta dos horas al día el volver a enfocarse en el negocio. Por ese motivo, la mala gestión en el uso del correo electrónico llega a tener un impacto directo en las empresas, al distraer a los colaboradores de tareas relevantes. Debido a estos efectos negativos en la productividad del personal, diversas empresas han desarrollado políticas contra la mala administración de los correos.

Por ejemplo, según un artículo de The Guardian, la consultora global Deloitte y la empresa de tecnología Intel desarrollaron los días sin correo electrónico. Sin embargo estas iniciativas no llegaron a demostrar su eficacia. "Ningún correo electrónico los Miércoles" de Deloitte fue abandonada después de un mes e Intel descubrió que había una "clara incompatibilidad" entre la necesidad del "grupo piloto" para comunicarse con el resto de colegas, por lo que muchos no pudieron evitar comunicarse por mail por lo menos una vez durante el día de prohibición. Un estudio realizado por el Grossman Group sugirió que la limitación del uso del correo electrónico interno entre empleados no representa una solución eficaz a la sobrecarga mails. Peor aún, estas políticas incluso llegan a generar estrés entre los colaboradores. Lo más triste es que, según el reporte de SaneBox, una bandeja de entrada promedio contiene solo un 42% de correos relevantes. El resto, 58%, podrían ser mensajes comunicados de otra forma.

CADENAS INTERMINABLES

A estas malas prácticas se suman las cadenas interminables de correos electrónicos, en las que se incluye a decenas de personas en asuntos que muchas veces no tienen relación directa con el tema principal del mensaje, se filtran datos con personas ajenas a la organización, se comparten directivas con personal que no necesariamente está involucrada con la estrategia definida, o, peor aún, se intercambia un resumen de una reunión sin asignar metas, responsables ni plazos. “Para que quede por escrito”, suele ser el principal argumento de los jefes de área que defienden estas cadenas. No obstante, la pregunta que deben hacerse estos líderes de proyectos antes compartir estos mensajes es qué tan eficaces resultarán en la práctica respecto de una reunión en persona con los implicados directos o una llamada de estatus con el colaborador indicado, para saber cómo se ejecutará una estrategia.

Para evitar caer en la trampa de las cadenas irrelevantes de correos, compartimos 10 consejos útiles a tomar en cuenta antes de que envíe una o responda otra:

  1. Cuidado con copiar a todo el mundo. Copiar a muchas personas es una mala práctica porque se llena la bandeja de personas cuya participación no necesariamente es relevante para el mensaje.
  2. Copiar en orden de importancia. En una cadena temática copiar primero a las personas a las que le debe llegar el mensaje. Luego ver si se copia a un grupo más amplio para mantenerlo informado.
  3. Cortar las cadenas interminables. Saber poner un punto final a las idas y vueltas de los correos. Muchas veces el mensaje principal se pierde después de varios correos.
  4. No usar el correo para iniciar nuevas conversaciones. Si se va a tratar un nuevo asunto o se van a iniciar conversaciones solo entre algunos de los involucrados, se recomienda iniciar otra cadena más focalizada.
  5. Pensar otras posibilidades. Si se necesita hablar de un tema específico con una persona o un grupo de personas, pensar dos veces si podría ser más eficaz una llamada telefónica o una reunión.
  6. El correo electrónico no sustituye a una reunión. Cada escenario o plataforma de comunicación es distinta. En persona se comparten e intercambian puntos de vista, mientras que los correos son formas más limitadas de trasmitir directivas o tareas.
  7. El correo no es una herramienta de conversación. Algunos asuntos tardan en resolverse hasta cuatro veces más si se hacen por correo electrónico, en vez de por teléfono.
  8. Cambiar el asunto si se trata otro tema. Muchas veces, en medio de la cadena, se empieza a tratar un asunto totalmente diferente al que inició la cadena. Modificar el asunto para que quede claro que se pasó a otro tema.
  9. Buscar otras plataformas más efectivas. Si se busca comunicar un mensaje corporativo podría resultar más efectiva la plataforma Intranet de la empresa, o un mensaje por WathsApp si se trata de algo rápido.
  10. Programar el correo electrónico. Dedicarle minutos en diferentes horas del día a la bandeja de correos electrónicos podría ser ineficiente. Es posible programar el correo para responder mail en uno o más momentos específicos del día.

Finalmente, ¿cree que existe otra forma de romper con estas cadenas?

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