Coronavirus: ¿Qué tipos de oficinas están emergiendo gracias a la pandemia y el trabajo remoto?

La pandemia del nuevo coronavirus ha dejado entrever que buena parte del trabajo que realizamos es posible hacerlo desde casa, que las oficinas como espacios físicos se han vuelto cada vez menos necesarias. La masificación del trabajo remoto y el teletrabajo ha brindado una “enorme oportunidad para un cambio histórico real” y para reinventar el concepto de oficina, según apunta David Mott, un inversor de capital emprendedor, en sus declaraciones a BBC.

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El también socio fundador de Oxford Capital —una firma de inversiones inmobiliarias en Londres, Reino Unido—, señala que la actual preocupación de su empresa ( al igual que de muchas otras) es definir cuál es el futuro del espacio de trabajo tras la pandemia.

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Para Mott, la oficina “ya no es el lugar en el que se espera que pasemos turnos fijos con rígidos horarios de reuniones. La mayoría de las personas que trabajan en una oficina pueden hacer el trabajo desde casa, desde un café, desde la casa de un amigo o desde un sitio de coworking”.

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“Por supuesto, para algunas profesiones, la ubicación es fundamental. Pero los trabajadores de oficinas estamos viendo una página en blanco. Tenemos una oportunidad increíble para redefinir la manera en la que trabajamos y reescribir las normas”, añade el experto.

Además. Mott señala que es importante que esta transformación sea acompañada por la capacitación e implementación de herramientas digitales que ayuden a facilitar y mejorar los flujos de trabajo.

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El inversionista hizo su propia investigación y llegó a la conclusión que en este contexto han surgido al menos cinco nuevos modelos de oficinas “y puede que surjan más”.

1. La oficina totalmente remota

Este es uno de los más comunes en el presente, ya que el trabajo remoto y el teletrabajo han sido una constante durante la época de la cuarentena. Fue esta exigencia que empujó a que muchos equipos se apoyaran de la tecnología para estar constantemente conectados.

“Hemos abierto los ojos a las maravillas del trabajo remoto. Zoom y otros sistemas de videollamadas no son perfectos, pero nos han liberado de la oficina. Los nómadas digitales, ya lo estaban haciendo, y ahora nosotros aprendemos de sus experiencias. Yo mismo lo hice viajando por Asia y sentí la confianza de que este sistema puede funcionar”, indica Mott a la BBC.

Además de Zoom, el especialista destaca las virtudes de otras herramientas como Slack o Facebook Workplace que permiten la coordinación de equipos completos y la interacción de los participantes desde una perspectiva más humana. “Es una posibilidad real para muchos negocios, pero requiere un arduo trabajo y mucha tecnología para que funcione bien”, explica.

Para Mott el mayor reto de este modelo reside en la falta de contacto directo entre los miembros del equipo. Pero, al mismo tiempo, este tipo de oficina virtual permite que se realicen nuevas contrataciones en lugares lejanos, para el experto esto permitiría “expandir el talento”, además de ahorrar en costes.

2. El modelo híbrido

Este modelo integra al anterior, pero añade el plus de ir algunos días a la oficina. Estos podrían aprovecharse para reuniones de coordinación de equipo o encuentros con clientes potenciales, dependiendo del rubro de la compañía.

Mott cuenta que este modelo “es el que hemos decidido aplicar en mi empresa”. Su compañía cuenta con 18 oficinas en el Reino Unido, estas se han adaptado a los cambios de la coyuntura y tienen algunas áreas comunes y otras individuales.

Según profesor de economía Nicholas Bloom, dos días a la semana de trabajo en casa son los más óptimo para equilibrar la vida personal y profesional. Un ritmo como este puede ayudar a reducir el estrés, aseguró el catedrático de la Universidad de Stanford a la BBC. Sin embargo, advierte que podría acentuar algunas desigualdades entre trabajadores.

3. Modelo remoto “plus”

Este tipo de trabajo propone ir durante una semana a la oficina y luego trabajar de forma remota durante las tres semanas siguientes. “Esto permite a las personas vivir más lejos, pero hacer el esfuerzo de pasar tiempo trabajando junto a su equipo aproximadamente una vez al mes”, resalta Mott.

Una de las compañías que ha optado por este modelo es Estee Lauder. “Nos preguntaron qué modelo era el que preferíamos y al final esa fue la opción”, relata a BBC Mundo Carolina Salvador, coordinadora de comercio electrónico en la sede de Londres de esta multinacional.

“En noviembre esperamos reabrir la oficina de Londres, pero solo dos plantas, con comedor y cocina cerrados y sin espacios compartidos. Será obligatorio el uso de mascarilla y tendremos que reservar un sitio en la oficina antes de ir. El número máximo de plazas son 100 personas”, añade la coordinadora. Ella menciona que ama trabajar de forma remota, pero al mismo tiempo necesita reconectar con sus colegas "para el trabajo en equipo”.

4. Hub & Spoke

Se trata de una variante de la oficina híbrida que contempla opciones más locales, según la distribución del equipo. Toma su nombre de un paradigma de distribución radial que se expande desde el núcleo como si se tratara de los rayos del sol.

Este modelo plantea que la empresa “se expanda, con oficinas remotas en otras ciudades o países para aprovechar las habilidades locales”, explica Mott. “Si por ejemplo, 10 colegas viven en la misma zona, pueden socializar de forma más frecuente en esos espacios o poner en práctica el concepto WFA (trabaja desde donde quieras por el tiempo que quieras)”, detalla.

5. Tiempo de calidad

El quinto y último modelo de oficina se enfoca en las empresas que priorizan la calidad de producción, sin estar pendiente del tiempo de trabajo. Se trata de medir los resultados o producto finales. Se basa en la confianza que hay entre los miembros del equipo de trabajo y sus supervisores.

“Ofrece una flexibilidad para adaptar el trabajo a otros compromisos, en lugar de supeditar la vida familiar a los compromisos laborales”, resume Mott. “La otra cara de la moneda del trabajo flexible es que debemos realmente confiar en nuestros colegas y empleados. Cuando la gente está en casa, no sabemos lo que hacen en cada momento. Por eso este modelo necesita que se haya desarrollado un alto nivel de confianza”, señala el experto.

¿Qué pasará con la oficina física?

Mott señala que el modelo de la primera oficina “no ha cambiado mucho” en siglos. Si nos remontamos al 31 de diciembre de 1600, cuando la Compañía Británica de las Indias Orientales creó su primera oficina podremos ver que es similar: en ella habían filas de empleados que se ocupaban de llevar la contabilidad y administración de la empresa.

“El hábito de ir a trabajar todos los días a una oficina se ha visto alterado, y cuándo un hábito se rompe es cuando se puede crear uno nuevo. La era del escritorio permanente ha acabado”, resume.

Por su parte, el Chartered Institute of Personnel and Development prevé que la mayoría de oficinas mantendrán sus locales físicos.

Sin embargo, es una conclusión aún discutible mientras el contexto se mantenga. “La pandemia está obligando a pensar de manera diferente a los empleadores sobre la viabilidad de permitir a sus empleados trabajar de forma flexible”, señala Peter Cheese, director de esa organización. “Estamos viviendo un momento de cambio real en el mundo laboral impulsado por una crisis existencial”, explicó a BBC.

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