La diferencia entre ambos puede sonar obvia y algo intuitiva, sin embargo, es frecuente que nos encontremos en situaciones en las que pudiéramos llegar a pensar que todo lo urgente se vuelve importante, perdamos foco y hasta dejemos pasar oportunidades.
La diferencia entre ambos puede sonar obvia y algo intuitiva, sin embargo, es frecuente que nos encontremos en situaciones en las que pudiéramos llegar a pensar que todo lo urgente se vuelve importante, perdamos foco y hasta dejemos pasar oportunidades.
Raphaela Berckemeyer y Claudia Vallejo

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Vivimos en un mundo en el que nos hemos acostumbrado, gracias a la tecnología (para bien o para mal), a tener respuestas inmediatas. En consecuencia, esto nos ha hecho ser menos pacientes. Con las responsabilidades del día a día debido a la situación actual, donde las líneas entre lo tienden a desaparecer, puede ser difícil distinguir lo que es realmente importante versus lo que es urgente. ¿Cómo podemos identificar qué es qué?

La diferencia entre ambos puede sonar obvia y algo intuitiva; sin embargo, es frecuente que nos encontremos en situaciones en las que pudiéramos llegar a pensar que todo lo urgente se vuelve importante, perdamos foco y hasta dejemos pasar oportunidades.

¿Cómo identifico cuando algo es urgente? Urgente significa que debemos atenderlo de manera inmediata y dejar de lado todo lo que estamos haciendo. Estas situaciones nos pueden llevar a estar apurados y estresados, cayendo muchas veces en modo reactivo y perdemos el foco. Por ejemplo, algo que solemos considerar como urgente es ese email o reunión de último momento que requiere nuestra atención en ese instante, y que quizás pudiese esperar.

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¿Y lo importante? Las tareas importantes son aquellas que contribuyen con nuestra misión a largo plazo, nuestros objetivos y valores. Algunas veces las tareas importantes también se vuelven urgentes, sin embargo, debemos tratar de evitarlo. Cuando nos enfocamos en actividades importantes operamos de mejor manera, más calmados y pensantes. Esto nos permite tomar mejores decisiones y aprovechar las oportunidades que se nos presenten. Por ejemplo, desarrollo de planes de trabajo, presupuestos o tiempo con la familia.

Puede que tengamos clara la diferencia entre lo urgente e importante, pero no todo es blanco o negro. Frecuentemente nos vemos en situaciones en las que puede ser una combinación de ambas y lo que puede ser importante para unos no necesariamente lo es para otros. ¿Cómo saber a que darle prioridad? Aunque suene sencillo hacerlo, la realidad es que muchas veces en la práctica no lo hacemos. Les compartimos aquí una herramienta que nos puede ayudar a ordenarnos mejor, a identificar y priorizar nuestras tareas y ubicarlas donde corresponden.

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Importante y urgente: Estos temas requieren de nuestra atención inmediata, tienen por lo regular una fecha límite y además impactan nuestros objetivos a mediano y largo plazo. Por ejemplo, las crisis, los problemas o entregar un proyecto. Aquí normalmente encontramos aquellas actividades que no pudimos prever o aquellas que dejamos para el último minuto y entonces de ser solo importantes tomaron también carácter de urgentes. ¿Cómo evitar que algo importante se vuelva urgente? Con un poco de planeación y organización.

Importante, no urgente: Acá encontramos las actividades que tienen un impacto en nuestros objetivos y planes a futuro, pero no necesariamente tienen una fecha límite para realizarlas, por lo que será crucial agendarlas. Por ejemplo, estudios, planeación estratégica, proyectos personales por alcanzar. Muchas veces nos cuesta trabajo dedicarle tiempo a lo realmente importante ya sea porque no tenemos claros nuestros objetivos o porque tenemos cierta inclinación a sacar adelante lo que nos genera en ese momento más presión o estrés. Las actividades importantes requieren de nuestro tiempo y prioridad con el fin de no volverse urgentes.

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Urgente, no importante: Estas son las típicas actividades que requieren de nuestra atención inmediata pero que no tienen un impacto en nuestros planes u objetivos a largo plazo. Tendemos a confundirlas como urgentes e importantes y le dedicamos más tiempo del estrictamente necesario. Es común que nos veamos dedicándole nuestro tiempo a este tipo de actividades que nos dan la sensación de que estamos ocupados, pero no realmente enfocados en nuestras prioridades. Por ejemplo, se presentan como interrupciones y distracciones en nuestro día a día. ¿Qué podemos hacer en esta situación? Reconocerlas y activamente rechazar, delegar, o re-agendar aquello que no nos suma a nuestros objetivos a mediano y largo plazo.

No urgente, no importante: Son aquellas actividades que no nos generan ese sentido de urgencia por hacerlas o no tienen un impacto en lo que necesitamos lograr en el mediano y largo plazo. Al no ser tareas importantes ni urgentes no debiéramos dedicarles tanto tiempo y esto dependerá de cada persona.

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El mayor reto en este momento no está solo en reconocer qué es importante o urgente, sino también en detenernos a pensar y hacer un análisis a conciencia sobre a qué le estamos dedicando nuestro tiempo, y si esto está alineado con nuestros objetivos a mediano y largo plazo.

Tener claros nuestros objetivos desde un inicio nos ayudará a identificar en qué tipo de actividades poner nuestra energía y foco. El día a día nos gana y caemos en la trampa de atender lo urgente en lugar de lo importante. Como todo en la vida, este será un proceso que quizás nos tome algo de tiempo implementar, pero con la práctica podremos desarrollar la habilidad que se necesita para hacerlo de manera natural.

Raphaela Berckemeyer y Claudia Vallejo son coaches ejecutivas certificadas por la Universidad de Columbia en NY. MotusV2B es su empresa de coaching y consultoría de Liderazgo. Web: Instagram: @motusv2b

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