10 trucos de Google Drive para convertirte en un as de la herramienta

Usa estos trucos de Google Drive para ser un as en la herramienta. (Foto: Google Drive)

24/07/2022 16H04

Google Drive es una herramienta que te permite almacenar tus archivos en la nube y organizarlos a tu conveniencia. También puedes compartir y editar documentos con tus contactos en línea y crear presentaciones, hojas de cálculo, etcétera. Sin embargo, Google Drive permite más que solo estas acciones. ¿Sabías que puedes convertir PDFs a texto editable y agregar atajos a tus archivos preferidos?

Con Google Drive es posible guardar y administrar tus archivos en la nube con hasta 15GB de almacenamiento gratis, y más espacio con un pago extra. Además, es el hogar de editores como Google Docs, Sheets y Slides, con los que puedes crear documentos que no ocuparán espacio en tu Drive. Sin embargo, Google Drive guarda otros secretos que podrían facilitarte la vida, aquí te contamos todo sobre ellos.

1. Atajos a tus archivos preferidos

En lugar de duplicar un archivo o carpeta en tu Drive que quieres tener en más de una locación, utiliza “Atajos de Drive” para agregarlo a un lugar nuevo, sin mover el original. Esto no aumentará el espacio utilizado por el archivo. Incluso puedes renombrar, mover o eliminar el atajo y el original no se verá alterado. Para crear un atajo solo debes:

Hacer click derecho, desde Drive, en el archivo o carpeta que quieres convertir en un atajo.
Seleccionar “Agregar acceso directo a Drive”.
Elegir la locación de tu atajo y dar click en “Agregar acceso directo”.

2. Obtén todas las teclas de atajo en Drive

Los ‘hotkeys’, es decir, las combinaciones de teclas que realizan acciones rápidas, tales como ‘Ctrl+C’ para copiar, están por doquier en Google Drive. Úsalas para navegar la herramienta velozmente y sin tener que recaer en el mouse. Para acceder a la lista completa de teclas de atajo de Drive, utiliza la combinación ‘Ctrl+/’ o ‘Mayús+/’; para el caso de Mac, reemplaza Ctrl por ⌘.

De igual forma, usa ‘Ctrl+C’ para copiar, ‘Ctrl+X’ para cortar y ‘Ctrl+V’ para pegar para mover tus archivos de una carpeta a otra. Para que esto funcione necesitarás un navegador Chromium como Chrome o Edge.

3. Instala el programa Google Drive en tu computadora

Instalando la applicación de Drive en tu computadora podrás enlazar tus dispositivos y comenzar un proyecto en tu PC para que después se guarde en tu nube. Luego puedes retomar su edición desde tu tablet, celular o laptop. Además, esto no es exclusivo para Docs, Sheets y Slides de Google, sino para cualquier tipo de archivo. Podrás guardar un ‘backup’ automático de los documentos que tú elijas.

4. Convierte tus archivos de Drive a texto editable

Todos los archivos que subiste a Drive, incluidos PDFs, pueden ser convertidos a texto editable en un nuevo Google Doc. Si incluyen imágenes, estarán insertadas en el mismo. Para lograrlo solo debes hacer lo siguiente.

En Google Drive (no Google Docs), selecciona el ícono de engranaje de “Configuración” en la esquina superior izquierda.
En la sección “General”, encuentra la opción “Convertir los archivos subidos” y selecciona la casilla.
Haz click en “Listo” y espera a la conversión.

5. Guarda cualquier cosa de Internet en un santiamén

Si instalas la extensión de Chrome, “Guardar en Google Drive”, puedes guardar cualquier imagen, documento, link u archivo que encuentres en el navegador en tu Drive con solo hacer click derecho y elegir la opción “Guardar en Google Drive”.

6. Obtén un link de acceso directo a tu archivo

Si quieres insertar un link que lleve directo a tu archivo de Drive, simplemente selecciónalo y usa ‘Ctrl+C’ para copiarlo. Luego, dirígete a cualquier lugar que esté escribiendo, por ejemplo, un documento de Word, y pega con ‘Ctrl+V’. Automáticamente se insertará el nombre de tu archivo con un link enlazado.

Por otro lado, si solo deseas la URL, usa la combinación Ctrl+Shift+V para pegar solo el enlace.

7. Accede a archivos sin Internet

Para aquellos momentos en que no cuentas con wifi, la extensión de Chrome “Documentos de Google sin conexión” (únicamente desde un navegador Chromium como Chrome o Edge) te permite acceder a tus archivos sin internet.

Luego de instalar la extensión, ve a Drive>Configuración. Selecciona la opción “Crear, abrir y editar tus archivos más recientes de Google Docs, Sheets, y Slides en este dispositivo estando offline. Esto activa la opción, pero luego debes elegir qué archivos podrán usar la función. Así que debes volver a Drive, hacer click derecho en el archivo o archivos y elegir la opción para habilitar el modo offline.

También puedes habilitar el modo offline en un archivo para editarlo sin internet desde la app móvil de Drive. Simplemente haz click sobre los tres puntos “...” al lado del file y elige la opción “Permitir acceso sin conexión”. Deshaz la opción cuando quieras.

8. Organiza tus carpetas por colores

Para administrar más fácilmente tus carpetas y atraer las más importantes al ojo, organízalas por colores. Haz click derecho en cualquiera de ellas y elige “cambiar color”.

9. Sube fotos con texto para escanearlo

Imagina que tienes la foto de una receta pero no quieres tipearla tú mismo. Para estos casos, la app móvil de Google Drive te permite subir o tomar una foto y escaneará el texto que contiene. Así podrás encontrarla buscando alguna palabra que contiene. (Ojo: la aplicación de iOS no hace que el texto sea editable con OCR; eso solo funciona desde el escritorio o desde Android).

10. Añade atajos a tu barra de marcadores de Chrome

Si quieres crear un nuevo documento, hoja de cálculo, presentación o más directamente en tu Google Drive, añade estos links a tu barra de marcadores de Chrome para que te mandaen directamente a un nuevo archivo editable.