Las segundas oportunidades no existen en la producción de eventos. De su buena o mala ejecución se logrará un recuerdo imborrable que sumará o restará a la imagen del cliente.
Entonces, ¿cómo conseguir que esta experiencia sea exitosa? David Barrios, director de la Feria Expo Eventos Perú 2014, nos ofrece un adelanto de lo que se conversará en este encuentro, programado el 14, 15 y 16 de agosto en el Jockey Club.
ASESORE AL CLIENTEMuchas veces los clientes tienen en mente emular algún evento ajeno que no necesariamente se ajusta a sus necesidades. Para sintonizar con esta expectativa, es recomendable consultarle todos los aspectos del acontecimiento en el que se trabajará: el público, el tipo de evento (corporativo, boda, lanzamiento, concierto, entre otros), para aterrizar las ideas del cliente con lo que realmente necesita y poder iniciar la planificación del evento.
REGLAS CLARAS CON EL PRESUPUESTOPara evitar malos entendidos, es necesario ser sincero en cuanto al presupuesto que se requerirá para el evento. Explíquele al cliente cuáles son sus estándares de trabajo y de calidad y negocie con él las prioridades de la cita. La comunicación fluida y constante es vital en este aspecto.
TRABAJE CON BUENOS PROVEEDORESPara Barrios, lo bueno, bonito y barato no existe. “Todo lo bueno y lo bonito tiene un costo, nada es regalado”, resalta. Por ello, aconseja trabajar con empresa proveedoras que ofrezcan precios competitivos y dudar de aquellas que prometan demasiado a un bajo costo. En su experiencia, podría suceder que por invertir poco se generen gastos, que finalmente repercutirán en el producto que se ofrece al cliente.
PREVEER LOS RIESGOSUn evento es en vivo y no tiene repetición. Por ello, caer en la improvisación pondrá en riesgo todo en lo que productor de eventos ha trabajado. Si hay algún peligro de que algo salga mal, es mejor comunicarlo con anticipación al cliente, que prefirá la honestidad a la decepción de una promesa incumplida.
ORGANICE SUS TIEMPOS De acuerdo al tipo de evento, se deben organizar los cronogramas de trabajo. Por ejemplo, para un evento empresarial, Barrios sugiere contar con dos meses de preproducción luego de aprobada la propuesta. Manejar grandes márgenes de tiempo le ofrecerán la ventaja de adquirir a mejores precios los equipos y productos que necesite para el evento.
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