La temporada de impuestos de 2025 está muy cerca de darse y es importante que los estadounidenses reúnan todos los documentos necesarios para asegurarse de presentarlos a tiempo. Si bien aún no se anunció la fecha exacta, se espera que el IRS comience a procesar las declaraciones de impuestos de 2024 a finales de este mes.
Un documento clave que los empleadores deben proporcionar es el formulario W-2. Este formulario debe presentarse a la Administración del Seguro Social, el IRS, y entregarse a los empleados antes del viernes 31 de enero de 2025. Esta fecha límite garantiza que los empleados tengan tiempo suficiente para preparar y presentar sus declaraciones de impuestos antes de la fecha de presentación final, el martes 15 de abril de 2025.
Formularios W-2 para empleadores
Preparar y presentar los formularios W-2 para todos los empleados es una tarea fundamental para los empleadores durante la temporada de impuestos. Los empleadores deben enviar los formularios completos tanto a la Administración del Seguro Social (SSA) como al IRS antes del 31 de enero. De ser necesario, las empresas pueden solicitar una extensión de 30 días presentando el Formulario 8809, siempre que cumplan con uno de los criterios aprobados para circunstancias atenuantes.
Los empleadores pueden enviar los formularios W-2 al IRS y a la SSA en línea o por correo postal. Sin embargo, el IRS señala que “los empleadores que presenten 10 o más declaraciones de información, incluidos los formularios W-2, deben presentarlos electrónicamente a menos que hayan recibido una exención”. Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo presentarlos, visite la página Dónde y cuándo presentarlos del IRS.
¿Cómo presentar el formulario W-2?
- Utilice tinta negra para todas las entradas, idealmente en una fuente Courier de tamaño 12, ya que los formularios son legibles por máquina. Evite utilizar texto escrito a mano, cursiva o fuentes en cursiva, ya que son más difíciles de procesar. Las entradas realizadas en cualquier color que no sea el negro no serán legibles.
- Ingrese todos los montos en dólares sin signos de dólar ni comas, pero incluya el punto decimal (por ejemplo, 00000.00). Incluya siempre los centavos y utilice ceros si no hay centavos.
- Evite borrar, tachar o usar corrector. La copia A no debe tener ningún error. Si comete un error, marque la casilla “ANULADO”, comience de nuevo con un nuevo Formulario W-2 y no escriba “corregido” en el nuevo formulario.
- Dado que las páginas del Formulario W-2 incluyen dos formularios por hoja, envíe la página A completa (la versión impresa con tinta roja) a la SSA, incluso si un formulario está en blanco o sin contenido. No corte, doble ni engrape los formularios, ni los adjunte al Formulario W-3. Si una casilla no corresponde, simplemente déjela en blanco.
- Si nota un error en el Formulario W-2 de un empleado después de que se haya enviado a la SSA, deberá presentar un Formulario W-2c, Declaración de salario e impuestos corregida. Cuando envíe un W-2c por correo, asegúrese de incluir el Formulario W-3c, Transmisión de declaraciones de salario e impuestos corregidas. Si el W-2 original se presentó electrónicamente a través de Business Services Online (BSO), también puede realizar correcciones electrónicamente utilizando la misma plataforma.
Formularios W-2 para empleados
- Como empleado, debería recibir su formulario W-2 a finales de enero. Si no le ha llegado a principios de febrero, comuníquese con su empleador para hacer un seguimiento. Si todavía está esperando una copia impresa por correo, pregúntele a su empleador si puede brindarle acceso a una versión electrónica para ayudarlo a completar su declaración de impuestos a tiempo.
- Si detecta un error en su W-2, ya sea un nombre mal escrito o una cifra de ingresos incorrecta, comuníquese con su empleador de inmediato y solicite una corrección. Presentar sus impuestos con información incorrecta puede ocasionar problemas en el futuro.
- El IRS enfatiza la importancia de la precisión en sus pautas para quienes presentan el formulario W-2: “Dado que los beneficios del Seguro Social y Medicare se calculan en función de los detalles del Formulario W-2, es fundamental preparar el formulario con precisión y a tiempo”.
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