¿Por qué cada vez más empresas prohíben el correo electrónico?

Clare Burge pensó que manejaba muy bien su correo electrónico en el trabajo, hasta el día que regresó de unas vacaciones de diez días y se encontró con 10.000 mensajes nuevos en su bandeja de entrada.

El estrés le robó todo el brillo post vacaciones, y mientras recorría la lista interminable de correos electrónicos se comenzó a preguntar para qué se había molestado en irse. Entonces tuvo una suerte de momento de locura y decidió hacer un experimento: dejó de utilizar correos electrónicos.

Sigue a Portafolio también en Facebook

Puso una respuesta automática en su cuenta personal y en la del trabajo, en la que le decía a la gente que la llamaran. Sin proponérselo, esa decisión generó un cambio de vida para Claire.

"El correo es una herramienta muy egoísta", explica Claire, quien ahora dirige una agencia de consultoría llamada Get Organised (Organízate), en Irlanda. "Las personas le mandan tareas a otras a través del correo sin tener consideración por ellas".

El resultado, según Claire, "es que terminas convirtiéndote en un esclavo de la bandeja de entrada de tu correo; ver correos se convierte en lo primero que haces al despertarte y lo último que haces al irte a la cama".

PRODUCTIVIDAD
El correo electrónico también puede tener un impacto directo en las compañías, al distraer al personal de tareas relevantes por estar atendiendo correos de todo tipo.
Un investigador estimó que toma 64 segundos volver a lo que estabas haciendo luego de revisar un mensaje nuevo, mientras que otros estudios demuestran que mirar los correos puede absorber hasta dos horas al día.

Por este tipo de efectos en la productividad del personal y en el bienestar de los empleados, el correo electrónico ha comenzado a ser cuestionado por algunas empresas alrededor del mundo.

El mismo año que Burge tomó su decisión, el presidente de la compañía French IT, Thierry Breton, prohibió el correo electrónico interno a sus 80.000 empleados. Y la medida se está volviendo popular entre las grandes corporaciones y las pequeñas empresas.

En Alemania una ensambladora de vehículos anunció la limitación del uso de correos. En un artículo del diario estadounidense The New York Times, un columnista describió las herramientas utilizadas por él y sus editores para evitar el uso del correo.

Incluso Halton Housing Trust, una organización inmobiliaria sin fines de lucro en Reino Unido que administra miles de casas, cortó los correos. Sin embargo, eliminar el uso del correo debe evaluarse con detenimiento, porque puede generar efectos contraproducentes, advierte Jim Harter, jefe de científicos de gestión organizacional y bienestar, en la firma investigadora Gallup.

Para él, la eliminación del uso de mensajes puede afectar a trabajadores que prefieran laborar en horarios más flexibles. Por esto, y otras razones, puede encontrarse con resistencia.

Fue lo que le pasó al gerente general de Halton, Nick Atkin. Cuando intentó que sus 280 empleados dejaran de revisar el correo, se topó con reacciones que demostraron "cuán adictos somos a ello", incluidas algunas actitudes irracionales.

DEFINIENDO EL PUNTO ADECUADO
En Van Meter, una distribuidora de partes eléctricas en Iowa, Estados Unidos, atacar el problema de la lectura de correos electrónicos fuera de horario de oficina se incluyó en un programa integral de la empresa para mejorar la cultura corporativa.

Hace unos diez años decidió evaluar el nivel de compromiso de los trabajadores e implementar medidas que buscaban mejorar el equilibrio entre la vida laboral y la personal.

Para Lura McBride, gerente de operaciones de esta empresa de 400 trabajadores, el momento que lo cambió todo fue cuando se dio cuenta que había hecho un hábito de pasar los cerrojos de su automóvil cuando llegaba al estacionamiento de su casa para terminar trabajo pendiente, mientras su niños daban golpecitos a las ventanas.

Al día siguiente habló con uno de los altos ejecutivos de la empresa y le sugirió que suspendiera el envío de correos y llamadas telefónicas entre 5:00pm y 7:00am, y evitar toda comunicación de trabajo durante los fines de semana.

Para ella, la política buscaba respetar el tiempo de cada persona. Y es que cada vez que uno escucha el ping al llegar un correo, te sientes obligado a verlo para ver si es importante.

"Donde trabajaba antes, algunas personas creían que mandar correos a medianoche era una especie de prueba de valor. Cuando recuerdo esas escenas lo encuentro realmente bochornoso", dice.

McBride cuenta que ella y otros empleados todavía trabajan en las noches, pero si alguien tiene que escribir un correo no lo hace hasta el día siguiente, a menos que sea un problema de un cliente o tengan una fecha límite urgente que cumplir.

CAMBIANDO LA VELOCIDAD
Lo que Burge aprendió de su experiencia al dejar el correo fue que las compañías tienen que encontrar vías alternas para comunicarse y colaborar.

Según cuenta Lee Mallon, fundador de Rarely Impossible, una agencia de consultoría en tecnología en Reino Unido, abandonar el correo fue más bien sencillo.

"Yo revisaba mi teléfono como 150 veces al día. Era algo que generaba mucha distracción y un fastidio constante", dice. Mallon explica que el mayor reto ha sido la transición hacia otra forma de comunicación que permita ser más eficiente al asignar tareas o compartir documentos.

Como es una oficina pequeña, los asuntos más urgentes se manejan en persona o con una rápida llamada telefónica. Los empleados utilizan Skype, Dropbox y Slack para seguir proyectos o compartir información.

"Mi equipo se comunica mejor", concluye Mellon, quien además afirma que al abandonar el correo ahorraron 20% de la jornada laboral. Burge cree que aun falta tiempo para tener un mundo libre del correo electrónico. "Todavía utilizo el correo a diario, porque no he logrado convertir a los siete mil millones de personas que viven en el mundo. Mientras eso ocurre, tendré que seguir enviando correos".