El secreto de la productividad

En nuestro país, comprarse un teléfono inteligente y contratar un plan adecuado no son algo barato. Pero los ahorros que pueden implicar en tiempo y lo que se gana en productividad justifican ampliamente la inversión. Si quieres saber más sobre este tema, sigue leyendo esta nota que desarrollé en conjunto con Marcela Mendoza.

Correr desesperadamente de un lado a otro de la ciudad todo el día no es sinónimo de eficiencia o productividad. Moverse, agitarse y angustiarse yendo de aquí para allá no nos convertirá en el empleado del mes, o algo por el estilo. Lo que nos puede ocasionar todo ese ajetreo es un tremendo problema de salud porque, gracias al tráfico insufrible de Lima, llenamos el cuerpo del peor enemigo de la salud y del bolsillo: estrés primero, ‘surmenage’ después.

La tecnología, bien empleada, puede ser una aliada en esa carrera contra el tiempo. Para muchos, la alta inversión destinada a un equipo inteligente puede generar, qué duda cabe, mayores niveles de productividad, lo que implicará un mejor manejo del tiempo. Y no olvidemos que tiempo perdido es dinero tirado.

Empecemos con algo tan básico como el correo electrónico, aplicación básica de comunicación en cualquier oficina. Cuando uno se pasa más de la mitad del día viajando de una conferencia a otra en la congestionada Lima, si no tiene acceso al servicio de correo electrónico en su celular (o en una tableta, si hay opción de comprarla), es más que seguro que al llegar a la oficina dedique al menos los primeros 45 minutos (o quizá más) solo a leer los mensajes recibidos.

De hecho, diversos estudios realizados en el mundo demuestran que el empleado promedio dedica al menos el 20% del tiempo de trabajo revisando correos. En cambio, si uno revisa el correo en el celular, mientras se traslada de un lado a otro de la ciudad, si bien no llega a abrir todos los correos por un tema de comodidad de lectura de documentos adjuntos, cuando llega a la oficina solo dedica 10 minutos para revisar los mensajes restantes, porque la mayoría de decisiones urgentes no debieron esperar tres o cuatro horas para ser resueltas, sino que se ejecutaron a mitad de camino, antes de estar frente a la PC. Y así, el tiempo muerto se convierte en tiempo productivo.

MÁS VALOR AL TIEMPO
De acuerdo con un estudio hecho este año por encargo de CA Technologies –empresa estadounidense de servicios de software–, el usuario promedio de smartphone y tabletas transforma alrededor de 38 días al año de su tiempo muerto en lo que ellos denominan mobile economic time.

Chanaka Jayawardhena, experto en márketing de servicios de Internet que colaboró en el estudio, explicó que para calcular este mobile economic time consideraron como tiempo muerto las pausas publicitarias mientras se ve la televisión, el tiempo libre personal y los desplazamientos en transporte público. Solo aprovechando esos momentos, dijo, se encuentra tiempo para comprar, trabajar, relacionarse y jugar en línea.

Claro está, que el uso productivo de esta herramienta depende mucho también de la responsabilidad personal, porque, así como puede aprovecharse para responder a un mensaje –cuando este llega a la bandeja de entrada y no cuando, cuatro horas después, se ubica frente a una PC–, se corre el riesgo de robar cientos de minutos útiles para el trabajo y dedicárselos al entretenimiento excesivo (ver televisión, jugar, etc.).

LA OFICINA AL BOLSILLO
Acceder a un teléfono celular puede ser muy barato o muy caro, dependiendo de la tecnología que tenga, sus funciones y si es prepago o pospago.

Uno simple, de gama baja –con solo comunicación de voz y mensajes de texto– en plan prepago puede costar menos de S/.60 y en prepago menos de S/.100. De otro lado, el smartphone más sofisticado –con un plan de transferencia de datos y otras funciones– puede llegar a costar un poco menos de S/.3.000 en prepago y alrededor de S/.200 en pospago, con un plan tarifario por un monto similar cada mes.

¿Pero saldrá realmente a cuenta para una empresa dotar a sus trabajadores de modernos teléfonos para aumentar su productividad? Ya hemos mencionado que depende de la responsabilidad de cada persona, pero existen nuevos estudios que confirman una característica muy importante para los empleadores: el turno de un trabajador que cuenta con dispositivos tecnológicos va mucho más allá de las ocho horas.

“El turno de 24 horas está cerca” es el nombre del reporte mundial de la fuerza laboral móvil realizado por iPass, compañía que brinda servicios móviles empresariales, y hecho público el mes pasado.

Para ello durante julio le preguntaron a más de 3.100 trabajadores móviles, de más de 1.100 empresas en el mundo, sobre sus hábitos de trabajo, productividad, eficiencia, etc. El estudio consideró trabajadores móviles a cualquier empleado que usa un dispositivo móvil como un smartphone, una tableta, un celular o una laptop.

Según los resultados, el 75% de los trabajadores móviles laboró más horas debido al incremento de la flexibilidad sobre cuándo y dónde pueden ejercer sus funciones; mientras que el 55% trabajó al menos 10 o más horas cada día.

Sin embargo, tener la oficina en el bolsillo no significa ser un esclavo del trabajo. El 64% de los encuestados para este informe sintió que tuvo una mejor capacidad para balancear su carga laboral con sus compromisos personales. Del mismo modo, el 51% se sintió más relajado como resultado de esta mejora en el equilibrio de labores. Finalmente, el 54% señaló que su productividad mejoró de manera considerable.

Es momento de que las empresas replanteen sus estrategias para aprovechar mejor a su fuerza laboral.

Distracción no solo en el bolsillo
Muchas veces existen elementos distractivos muy cercanos que son difíciles de eludir para los usuarios de computadoras. No nos referimos a las redes sociales, los blogs o los servicios de mensajería instantánea. Nos referimos a uno de los más populares videojuegos: Pac-Man.

En mayo del año pasado Google decidió reemplazar su tradicional logo por uno animado, en el que los cibernautas podían probar en línea una versión del exitoso juego con motivo de su aniversario 30.

Un análisis detallado, elaborado días después por la empresa Rescue Time (www.rescuetime.com), arrojó que este hecho le costó 4’819.352 de horas de productividad a los cibernautas del mundo, lo que equivale a US$120.482 millones si se considera que el usuario promedio de Google en EE.UU. gana 25 dólares por hora [según la consultora].

Señalaron que el día del cambio de logo por el juego, el usuario promedio pasó 36 segundos más en la página del buscador.