Por qué odio las reuniones y qué hacer para mejorarlas

Cada vez que los economistas se preguntan por qué la productividad es tan baja en su país, la comentarista británica de televisión Stephanie Hare tiene que emplear todas sus fuerzas para resistir las ganas de soltar una palabra que aborrece: reuniones.

En este texto, explica por qué.

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Las reuniones telefónicas y las videoconferencias son las peores. De entrada, puedes dar por perdidos muchos de los primeros minutos porque tú y tus colegas los pasarán resolviendo problemas técnicos, verificando que todos puedan ver lo que se está compartiendo en la pantalla y esforzándose por activar o desactivar sendos micrófonos.

Cuando por fin se esté discutiendo algo sustancioso, alguien ingresará inevitablemente en la sala, se disculpará por haber llegado tarde y tendrán que volver a comenzar. Según mi experiencia, lo mejor es desactivar tu micrófono interno antes de que empieces a gritar.

A menudo, no hay una agenda acordada antes de la cita, así que es altamente probable que asistas a una reunión sin saber qué es lo que se supone que debes aportar o sacar de ella.

Tampoco está siempre claro por qué ciertas personas están presentes. Puede que estemos perdiendo nuestro tiempo esperando, cuando podríamos estar haciendo algo más valioso, como trabajar.

Si nadie acuerda "puntos de acción" al final de la reunión, puede que te retires preguntándote qué acaba de pasar durante esa hora de tu vida que nunca recuperarás.

Con razón Elon Musk, el presidente ejecutivo de Tesla y SpaceX, urgió recientemente a sus colegas a abandonar las reuniones apenas se den cuenta de que no están aportando nada. "No es descortés irse", explicó. "Sí lo es hacer que alguien se quede y pierda su tiempo".

LA EXPERIENCIA AMAZON

Jeff Bezos, el presidente ejecutivo de Amazon, recela tanto de las reuniones malas que diseñó una estrategia para mitigarlas.

• Evita celebrarlas antes de las 10 de la mañana, ya que se dio cuenta de que no son productivas antes de esa hora.
• Las mantiene reducidas y con una asistencia limitada al número de personas que se puede alimentar con dos pizzas.
• Prohíbe el Powerpoint.

En cambio, les pide a sus ejecutivos escribir un memorándum de seis hojas "construido narrativamente". "Tiene oraciones, verbos y sustantivos de verdad", asegura. "No son solo notas".

Si eres un adicto al Powerpoint, seguro que estás sin aliento e incrédulo.

Que no te dé un infarto al leer esto: en las reuniones de Bezos nadie habla a través de ninguna plataforma. En vez de eso, los primeros 30 minutos se pasan en silencio, leyendo el memorándum porque Bezos sabe que los ejecutivos pueden comportarse como adolescentes: asisten a las reuniones sin haberse preparado.

¿Te estás sonrojando?

DAR VOZ A LOS TÍMIDOS

Incluso si has enviado tu agenda a tu grupo perfectamente seleccionado y has acordado puntos de acción al final, una reunión puede acabar siendo mala si no te has asegurado de que se hayan oído todas las voces.

Más que malos modales, eso sería una mala gestión.

Nuestros colegas más introvertidos pueden no tener el apetito o, francamente, la energía para hacerse a codazos un lugar en una conversación dominada por quienes son más expresivos.

Estudios demuestran constantemente que las mujeres suelen ser ignoradas e interrumpidas por los hombres en las reuniones.

Así que para dirigir una mejor reunión, he aquí unos cuantos puntos de acción a tomar en cuenta.

Primero, cuando sea el momento para preguntas y comentarios, quien dirija la reunión debería preguntar a las mujeres primero.

Eso es porque, según investigaciones, cuando una mujer hace la primera pregunta o el primer comentario, es más probable que otras mujeres también participen. Un mensaje para ellas: cuando les ofrezcan espacio, tómenlo.

Segundo, hay que crear espacio para los colegas más callados preguntándoles de antemano cómo les gustaría hacerse oír. Tras años aguantando que otros hablen por encima de ellos, te aseguro que tienen muchas ideas.

Tercero, todos debemos hacernos responsables. Si realmente pensamos que una reunión es un buen uso de nuestro tiempo, verifiquémoslo con nuestros colegas.

Por último, en cuarto lugar, si uno de nuestros compañeros le hace caso a Elon Musk y se va de nuestra reunión, no nos lo tomemos a pecho. No necesariamente significa que seamos aburridos, sino que ellos ya aportaron lo que podían.