5 consejos para sacar provecho a tus correos electrónicos

Para bien o para mal, la mayoría de la gente pasa mucho tiempo enviando y recibiendo correos electrónicos. Pero pocas veces alguien explica qué podemos hacer para que esta tediosa actividad sea más productiva.

La empresa de análisis de datos de correo electrónico Yesware, basada en Boston, elaboró varios consejos para mejorar en el arte de mandar emails, tras revisar más de 500.000 correos de venta enviados por sus usuarios. BBC Mundo le cuenta los cinco más relevantes.

1. ¿Qué asunto poner?

Tras las elecciones presidenciales en Estados Unidos, en 2012, los miembros del equipo de campaña de Barack Obama revelaron que el "asunto" más exitoso que habían utilizado como título para sus correos contenía solo la palabra"Hey" (Hola).

Esta idea les brindó millones de dólares. ¿Podrías hacer tú lo mismo? Los responsables de Yesware creen que no.

No caigas en la tentación de poner en el asunto solo la palabra "Hola".

En su estudio, la empresa concluyó que titular los correos con la palabra "Hey" obtiene menores tasas de apertura y contestación que otras palabras frecuentes.

"No hay una línea de asunto mágica", opina Bernie Reeder en el blog de la empresa. Pero algunas palabras funcionan mejor que otras.

Por ejemplo, si lo que quieres es que alguien te haga un hueco en su calendario para una llamada, es mejor que en el asunto pongas "llamada", en lugar de "calendario".

Un 62% de los correos con la la palabra llamada se abrieron y, de ellos, se respondieron un 35%.

En contra de lo que se podría pensar, la longitud de la frase que se incluya como asunto no tiene importancia, determinó la investigación de Yesware.

2. Es mejor copiar

Aunque el arte de mandar correos electrónicos no es una ciencia exacta, sí hay algo que puedes hacer que aumentará inmediatamente la tasa de respuesta de tus correos.

Cuando mandes un mail a dos personas, es mejor que una de ellas aparezca en copia (CC). Los correos enviados a una persona con copia a otra recibieron una tasa de respuesta un 12% mayor que los que se enviaron directamente a dos personas.

Esto podría deberse a lo que se conoce en psicología como "Difusión de responsabilidad": cuando se asigna una tarea a un grupo de gente, las personas tienden a asumir que alguien va a hacerse cargo, por lo que nadie acaba haciéndolo.

Por eso es mejor que un destinatario aparezca en el campo de Enviar a, y otro solo en copia, de esta forma solo hay una persona responsable de contestar. Y, además, la presencia de una segunda persona en copia aumentará la presión para que haya una respuesta.

3. Insiste

Si tu correo va a ser abierto, el 91% de las veces ocurre en plazo de un día desde que lo enviaste.

Si se abre en ese primer día, cerca de la mitad de los correos recibirán una respuesta en las tres primeras horas, según los datos de la empresa. Lo que esto significa es que sale a cuenta ser proactivos. Si ves que tu correo ha sido abierto, el reloj se pone a contar.

Es difícil saber la diferencia entre hacer un buen seguimiento de un tema o ser un pesado.

Es probable que, si haya una respuesta, sea ese mismo día, así que no esperes simplemente, si no recibes respuesta en uno o dos días: vuelve a mandar el correo.

Pero es difícil saber dónde está la frontera entre hacer un seguimiento productivo y convertirse en un pesado.

Los datos de Yesware muestran que si no recibes una respuesta el primer correo, tienes una probabilidad de 21% de conseguir una respuesta al segundo correo. Si este tampoco es respondido, respira hondo y vuelve a enviarlo. Todavía hay una probabilidad del 25% de que el destinatario responda.

4. Explica tus razones

Un estudio llevado a cabo por la psicóloga de Harvard Ellen Langer determinó que las personas están más dispuestas a hacer caso a una petición si el que la hace utiliza la palabra "porque".

Lo que esto significa es que si le pides a alguien que te haga un favor, tendrás más éxito si le das una razón para hacerlo.

Porque, en este mundo acelerado y lleno de tareas, contestar un correo de alguien que, a lo mejor, no conoces, es un favor.

5. Que sea corto, simple y personal

La brevedad es una virtud. Así que no debería sorprendernos que lo sea, también, en el caso de los correos electrónicos. Los correos más cortos obtienen mejores tiempos de respuesta y producen un aumento en la productividad.

Por eso, no pierdas el tiempo. Sé considerado con tu audiencia y utiliza el espaciado, números, listas, todo lo que puedas para dividir visualmente tu mensaje y hacer que sea fácil de digerir.

Marshall Van Alstyne, profesor visitante del MIT, mantiene que la longitud de un tuit (140 caracteres) es lo ideal.

Además, personalizarlo es clave. Intenta llamar la atención del destinatario poniendo su nombre en el asunto.