Las reuniones y la política en el trabajo: ¿sentimos que restan productividad?

La política tiene mala fama y las eternas reuniones parecen una expresión de ella. Pensando en la mejor forma de encarar esta pregunta, hice una pequeña encuesta entre conocidos sobre cuál es la primera palabra que viene a la cabeza cuando escuchan el término “política”. Aparecieron expresiones muy duras como “corrupción”, “delito” o “decepción”, muy probablemente motivadas por el ejemplo de nuestra realidad nacional, donde la frase “inestabilidad política” alimenta en buena parte las malas noticias que consumimos a diario.

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Los grandes pensadores coinciden en que la idea de hacer política es buscar la mejor forma de vivir en comunidad para encontrar soluciones a los problemas que enfrentamos como grupos humanos. En democracia, los grandes debates públicos y privados son las “reuniones” por donde transitan las ideas. Y esto aplica también al ámbito empresarial, pues es una pequeña muestra de la sociedad. Asimismo, en el libro FYI (For your improvement) escrito por M. Lombardo y R. Eichinger, donde se presentan estrategias para buscar nuestra mejoría como personas y profesionales, se habla de la “agudeza política” como algo positivo y digno de ser considerado una fortaleza personal y profesional.

¿Por qué entonces cuando hablamos de “política” podemos pensar en un factor que resta productividad a las empresas? La confusión que veo es el frecuente mal uso del término político cuando nos referimos a alguien que se comporta de una forma que no sea transparente o digna de confianza, especialmente en las reuniones de trabajo, donde por ejemplo, al terminar una sesión le decimos a alguien: “qué político estuviste en tus participaciones”, una expresión que escuché varias veces en mi carrera y que en realidad significa “¿por qué no hablas con transparencia cuando corresponde?”.

Entonces, ¿cómo ayudar a prevenir que la mal entendida política afecte la productividad de las empresas? ¿O cómo ayudar a que la política y las reuniones no interfieran en la búsqueda de productividad de un negocio?

Invertir tiempo en conocer a las personas y entender sus motivaciones

Tuve una experiencia trabajando de cerca con un Directorio donde mi sensación al finalizar cada sesión era que se trataba de formalidades políticas porque no se tomaban decisiones importantes. Es decir, la reunión no contribuía a la productividad de nuestro tiempo y de los resultados de la empresa.

Lo que más recuerdo son dos comportamientos que me desconcertaban: un director (llamémoslo A) cuestionaba con mucha agresividad la mayoría de ideas y planes presentados y otro (director B) prácticamente no decía nada en las 3 o 4 horas de reunión. Después de múltiples conversaciones individuales con ambos pude llegar al fondo de sus actitudes. Director A no se sentía escuchado y quería aportar en otros foros más allá del Directorio (comités, interacciones rutinarias con el equipo, etc.). La forma de “reclamar” era su comportamiento detractor permanente.

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Mientras que director B sentía que en esas reuniones no se profundizaba en ningún tema relevante y terminaba siendo una mera formalidad, su forma de expresarlo era el silencio. En ambos casos estaban sometidos (y nos sometían) a un foro político de bajo valor. Con el aprendizaje de sus motivos, pudimos reenfocar la agenda, haciéndolos partícipes desde su construcción y escuchando como podíamos hacer una mejor reunión.

Definir el verdadero rol de las reuniones

Las reuniones de trabajo pueden ser el espacio perfecto para la aplicación incorrecta de la política. El fin de tenerlas es, por ejemplo, analizar un problema para definir acciones a seguir, hacer ajustes a planes para corregir un proceso, tomar decisiones sobre personas, aprobar un proyecto o discutir una idea creativa con potencial valor. No se trata de un espacio para alimentar egos, hacer una lista de deseos, contar anécdotas o escuchar discursos de intenciones.

Un estudio hecho por Ben Laker presentado en la revista Harvard Business Review analizó 76 compañías que durante 14 meses tuvieron reducción en el tiempo y frecuencia de reuniones. En el caso de las que presentaron reducción de 40% de reuniones, la productividad mejoraba en 71% y la sensación de autonomía en 78%. Hoy, las plataformas digitales permiten que los equipos de trabajo tengan acceso a tu agenda y si ven un espacio libre reservan o te invitan para “de una vez decidir estando todos” o “para ir adelantando el tema”. En mi caso, esta práctica, que podría ser muy buena buscando agilidad, generaba más caos que soluciones, pues no llevaba consigo “reglas de convivencia” previamente establecidas.

"Un estudio presentado en Harvard Business Review analizó 76 compañías que durante 14 meses redujeron el tiempo y frecuencia de reuniones. En el caso de las que presentaron reducción de 40% de reuniones, la productividad mejoraba en 71% ".

Hace poco un amigo me contó que algo que había transformado su rutina era preguntarse a sí mismo ¿qué espero conseguir de esta reunión?, antes de participar en cada una de ellas. Incluso si fuera solo informativa. Hacerse la pregunta previa facilita a encaminarla o también a rechazarla o salirse educadamente si vemos que no toma el rumbo esperado. Otra acción es limitar el tiempo y no dejar espacio a la política. Amazon trabaja muy bien las reuniones pues quien convoca debe enviar con anticipación un documento (no power point) de máximo 6 páginas donde de manera estructurada explique el objetivo, análisis y propuesta, el cual será leído durante los primeros 30 minutos de la reunión (los que no leyeron con anticipación no participan) y luego discuten sobre la misma.

Crear confianza para que los conflictos sean siempre positivos

Patrick Lencioni en su libro “Las cinco disfunciones de un equipo” plantea los problemas que evitan que un equipo sea funcional y generador de resultados: ausencia de confianza, temor al conflicto, falta de compromiso, evitar asumir responsabilidad y falta de foco en resultados. El método para atacarlas es una respuesta secuencial a cada una de ellas, empezando por la construcción de confianza, para luego crear conflictos positivos y así seguir atacando las demás.

Define confianza como “la seguridad que tienen los miembros del equipo de que las intenciones de sus compañeros son buenas”, esto es, aceptar la vulnerabilidad. Con esa base, pasar a la creación de conflictos positivos, pues cuando eso no existe se crea un entorno de falta de discusión constructiva por “no herir sentimientos” o “mejor busco un espacio para comentarlo”. Es decir, política mal entendida y mal aplicada que resta agilidad, creatividad y por tanto productividad.

Recuerdo que cuando empezaba en el mundo profesional leí un artículo que me impactó sobre la soledad del líder. En resumen, describía que cuanto más avanzaba un profesional en la jerarquía de una empresa, debía cuidar que la relación de amigos con tus “pares” no genere problemas en la relación jefe – equipo y por tanto mantener una especie de “distancia emocional”. Debo admitir que actué de esa forma por muchos años hasta que decidí salir de ese paradigma y acercarme más al equipo de manera personal. La confianza se fundamenta en conocerse entre personas y construir con acciones la certeza de que siempre vas a estar ahí para el otro en sus momentos de éxito, pero sobre todo en los de duda y debilidad. Ese cambio de enfoque en mi experiencia fue el día y la noche.

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La presencia de egos, intereses ocultos o rivalidades existen en las empresas y siempre tendremos espacios informales para dar rienda suelta a ellos, ya dependerá de las personas que frecuentamos si deciden escucharnos o prestarnos atención. Por otro lado, el espacio de trabajo tiene como prioridad buscar de manera productiva la generación de valor, donde las buenas relaciones interpersonales y el correcto uso del tiempo son dos de los activos más valiosos. El desarrollo de la agudeza política ayuda a transitar por ese camino con transparencia, respeto y enfoque hacia la generación de resultados positivos que espero en algún momento pueda permear hacia el sector público también. Y tal vez, en un futuro no muy lejano, dejemos de relacionar la política con corrupción, delito y decepción.