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Si de la expectativa que genera la primera diapositiva pasaste a un progresivo aburrimiento, luego frustración y al final terminaste con la rabia de haber perdido una hora de tu vida, entonces sin duda estuviste con el 'asesino del PowerPoint'. Es esa persona que en la oficina se encarga de hacer interminables presentaciones, donde cada diapositiva es un atentado dinamitero a la paciencia.
Es el enterrador de los proyectos más interesantes, una suerte de chupacabras corporativo que en cada reunión succiona toda la energía de los integrantes del equipo. Pero, ¿cómo no ser uno de esos? ¿Cómo hacer que tu presentación de PowerPoint sea un éxito?
Huye del pasado
Para los expertos, una de las clave en una presentación atractiva descansa en las imágenes que utilices de apoyo.
La compañía sueca Pickit, que presta un servicio de banco de imágenes, se asoció recientemente con la firma de diseño de PowerPoint Eyeful Presentations para seleccionar las 10 imágenes que debes evitar en toda presentación. Esto es lo que ambas empresas recomiendan no utilizar como imágenes:
1) Ruedas dentadas
2) Personas agarradas de la mano alrededor del mundo
Un clásico de las ilustraciones aburridas cuando hablan de trabajo en equipo. (Foto: Thinkstock)
3) Piedras amontonadas
4) Pulgares en alto
5) Dianas de arquería (con flechas opcionales)
6) Piezas que formen un rompecabezas
7) Hombres o mujeres vistiendo trajes corporativos y en posición de partida para una competencia de 100 metros planos.
8) Manos estrechándose
Se estima que 85% de las fotos usadas en presentaciones son robadas de Google Images o de fuentes similares. Son lugares comunes que deben evitarse. (Foto: Thinkstock)
9) Premios o condecoraciones
10) Grupos de personas mirando atentamente un monitor
El dominio de PowerPoint
En estos días hay distintas opciones a PowerPoint, como Keynotes, Slides, Prezi, SlideRocket, Ease.ly, Emaze, Slidedog, por solo mencionar algunas. Todas están disponibles gratuitamente en Internet.
Sin embargo, PowerPoint continúa dominando el mercado desde su lanzamiento por Microsoft en 1990, con 1,2 mil millones de usuarios alrededor del mundo y millones de presentaciones hechas cada día.
Desafortunadamente, esas cifras también han originado que frases como 'muerte por PowerPoint' o 'el asesino del PowerPoint' forme parte del léxico de quienes utilizan esta herramienta.
La ayuda de Microsoft
En un esfuerzo por erradicar estas malas experiencias del camino, Microsoft ofreció el mes pasado nuevas herramientas que le permitirán a la gente hacer presentaciones más atractivas.
Por ejemplo, con Morph el usuario puede hacer animaciones de las diapositivas utilizando objetos movibles, y con Designer se facilita el proceso de incorporar fotos a los diseños.
Microsoft trabajó con diseñadores gráficos para crear más de 12.000 opciones con variables como ubicación, encuadre y transparencia.
Adicionalmente, Designer incluye un software que funciona como un tutor para los usuarios. De esta forma cada vez que alguien incorpora una foto a una diapositiva, Designer la analizará y sugerirá opciones de diseño que la persona pudiera utilizar. Puede hacer acercamientos, cortar la imagen en la forma que quieras y enmarcarla.
¿Esa es la foto?
Aaron Weyenberg, responsable de diapositivas para las presentaciones que se utilizan en las impactantes conferencias de Ted (Tecnología, Entretenimiento y Diseño), recomienda que pienses distinto sobre las fotos.
Microsoft trabajó con diseñadores gráficos para crear más de 12.000 opciones con variables como ubicación, encuadre y transparencia. (Foto: Microsoft)
"Frecuentemente en las buenas presentaciones las fotos cumplen un buen papel en un sentido metafórico o conceptual, o como para nivelar el tono frente a lo que la audiencia está escuchando del presentador", explica. "La foto no se utiliza necesariamente para comunicar un contenido específico", agrega.
Weyenberg aconseja lo siguiente:
1) Piensa en tu última diapositiva
2) Crea un estilo consistente durante la presentación
3) Evita láminas con mucho texto
4) Usa fotos sencillas que realcen el significado que quieres transmitir
5) Haz que tu presentación tenga una narrativa clara
6) Define cuál es el mensaje central que quieres que la audiencia se lleve
Pero más allá de esas recomendaciones, Weyenberg pregunta de manera frontal: ¿realmente necesitas diapositivas para lo que vas a decir?
"La conversación de TED más vista de todo la historia no tenía ni una sola diapositiva, y muchas de las más exitosas se centran en lo que la persona dice, no en lo que el público ve", comenta.
No hay excusas
Incluso para los más tradicionalistas del PowerPoint no hay excusa para no encontrar una buena foto.
En marzo del 2014 la empresa Getty Images, la agencia de fotografía más grande del mundo, hizo una masiva recopilación de su librería y la dispuso gratuitamente al público, lo cual era un claro reconocimiento a que de todas formas las fotos iban a ser robadas sin que les pagaran un centavo.
A pesar de este tesoro al alcance de la mano, muchos todavía se concentran únicamente en Google Images, advierte Robert Dysell, jefe de mercadeo de Pickit.
"Estimamos que 85% de las fotos utilizadas en presentaciones son robadas de Google Images o de fuentes similares", indicó.
Con el objetivo de cambiar esto y de premiar a los fotógrafos por su trabajo, Pickit promueve un uso más inusual de las imágenes para las presentaciones.
"Debido a que las personas se inclinan por fotos que ya han utilizado muchas veces, las diapositivas ya no dicen nada nuevo, no agregan nada a la historia que quieres contar", explica Dysell. "Una buena presentación necesita fotos que son únicas", insiste.
"Si estás ilustrando una nueva alianza, más que utilizar un apretón de manos, ¿por qué no colocas la foto de un tocino y un huevo friéndose en un sartén?", sugiere el representante de Pickit.
Ciertamente la imagen, además de estimular el paladar de la audiencia, tendrá más chance de mantenerlos despiertos.
