Terminó el 2021 y las empresas deben iniciar el maratónico cierre contable, un proceso que puede ser menos engorroso con la ayuda de herramientas digitales como la facturación electrónica, según Kenneth Bengtsson, presidente ejecutivo de Efact.
Las empresas que asumieron el desafío de la transformación digital son aquellas que obtienen mayores beneficios en términos de ahorro de tiempo y costos, además de competitividad. El cierre contable es solo un ejemplo, donde la facturación electrónica y la digitalización de documentos como órdenes de compra, licitaciones, cotizaciones, les permiten ser más eficientes.
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La digitalización de documentos, pero principalmente su adecuado uso, permite la reducción de “errores humanos” que se traducen en mayores tiempos y costos. Un ejemplo claro es la facturación electrónica, que está casi masificada, pero solo el 1% de empresas la utiliza de forma adecuada.
El 99% de las empresas envía a sus clientes los comprobantes digitales en formato PDF por correo, mientras que solo el 1% utiliza el buzón del sistema de facturación electrónica. Remitir un archivo PDF significa que alguien deberá ingresar los datos de forma manual en la contabilidad, incorporando el riesgo de un error humano en la digitación, tal cual sucede en los documentos físicos.
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Este no es un detalle menor. Según estudios de la Organización de las Naciones Unidas (ONU), entre el 8% y 10% de las facturas físicas emitidas en el mundo contienen errores. Además, entre el 10% y 40% de facturas emitidas en papel entran en controversia. Estos niveles pueden replicarse cuando el uso del sistema de facturación electrónica no es el adecuado.
“Las equivocaciones más comunes en las facturas electrónicas provienen de la digitación errada de algunos montos o en la suma de ellos. También se presentan comprobantes que no incluyen la información en todos los campos obligatorios”, apunta Bengtsson.
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Lo mismo que sucede con la factura electrónica, ocurre con los otros 92 documentos comerciales que integran el estándar UBL. Apenas un 5% de ellos se encuentra digitalizado en Perú. Una correcta alineación entre comprobantes, órdenes de compra, registros de ventas, entre otros, son claves para un cierre contable.
Contar con la información tributaria al día, incluyendo todas las facturas, es fundamental para el cierre contable. Ordenar la documentación relacionada con la entrada y salida de dinero es un proceso que será mucho más fácil si una empresa trabaja con un sistema digitalizados, según el ejecutivo de Efact.
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