¿Sirven las aplicaciones para aumentar la productividad?

Cada vez hay más. Cientos de aplicaciones que prometen hacernos más productivos, eficientes y organizados. Dicen que pretenden "optimizar" nuestra productividad laboral y ayudarnos a gestionar mejor nuestro tiempo, pero ¿realmente nos ayudan o tan sólo nos dan más trabajo?

"La culpa es de los teléfonos inteligentes", le dice a la BBC Sharon McDonald, profesora adjunta de la Universidad de Sunderland, en Inglaterra. "En teoría, la gente puede ahora hacer un mejor uso de lo que antes llamaban 'tiempo muerto' como, por ejemplo, tomar notas mientras se desplazan al trabajo", dijo McDonald. "Las aplicaciones de productividad laboral se basan en el concepto de aumentar el rendimiento utilizando nuestro tiempo de una manera más inteligente".

Se espera que en 2016 el sector gane US$58.000 millones en todo el mundo, según la compañía de investigaciones sobre aplicaciones móviles, Vision Mobile.

Y un estudio de la empresa de software Sales Force el año pasado sugirió que este tipo de tecnologías aumentan la productividad laboral más de un 34%. Pero, ¿no estarán exagerando? ¿qué hay de mito y qué hay de verdad?

Entre la desesperación y la adicción

"Son una enorme pérdida de tiempo", le dijo a BBC Crawford Warnock, director general de la consultoría de comunicación Firstname Communications, en entrevista con la periodista Nicola Smith.

"He utilizado Evernote, Outlook, recordatorios en el iPhone, Procraster y muchas otras. Todas ellas siguen el mismo patrón".

"Primero el uso entusiasta y la exploración, después un momento de frustración y luego caen en picado", explicó.

Warnock no es el único que está cansado de este tipo de aplicaciones móviles.

Sin embargo, muchos otros creen ciegamente en ellas.

David Carr, director estratégico de la agencia de marketing y tecnología Digitas LBi dice que está "adicto" a Evernote, la popular aplicación para escribir y almacenar notas en la nube.

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Evernote iOS app Pocket Swipes Humin Boxer

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"Una bestia ingobernable"

Después de quedarse obstinadamente "atrapado" a Delicious –la aplicación para gestionar marcadores sociales y guardar enlaces sobre diferentes artículos– la experiencia de Carr fue "tan mala" que cayó en los brazos de Evernote.

"Ahora estoy adicto a ella. Ha transformado la forma en la que capturo pensamientos, ideas y artículos", explica.

"Me he convertido en un adicto a la clasificación; etiqueto todo lo que encuentro para verlo más tarde".

Carr ya ha creado cerca de 2.000 etiquetas y espera añadir muchas más.

Pero Jon Cunningham, consultor en la agencia de desarrollo de negocios Hob-Nob New Business, piensa de forma diferente.

"Evernote se ha convertido en una bestia inmanejable", asegura.

"Tiene demasiadas variables de búsqueda y es demasiado difícil diferenciar lo importante y lo urgente de todo lo demás".

En su lugar, se dejó seducir por Trello, una aplicación para gestionar proyectos que utiliza "tarjetas" y "tablas" para segmentar proyectos y asignar tareas.

Ha ganado su confianza -por ahora- sobre todo porque le permite operar con una "política de bandeja de entrada vacía de correos electrónicos".

"Puedo reenviar los correos electrónicos a Trello y después asignar el trabajo a otra persona; es una aplicación mucho más útil para hacer las cosas", dice.

Tom Roberts, director general de Tribal Worldwide London, va mucho más allá: confiesa que Trello "dirige su vida".

"Ahora mismo tenemos un gran lanzamiento y estamos utilizando esa aplicación para gestionar todo el proceso".

"No se trata tanto de ahorrar tiempo, sino de obtener más logros durante la jornada laboral", dice.

Arma de doble filo

Pero los teléfonos inteligentes también se han convertido en un arma de doble filo, facilitando la cultura del "siempre disponible" y minando nuestro tiempo de ocio.

De acuerdo con Jonathan Green, director de la consultoría KMPG, las aplicaciones para aumentar la productividad son "profundamente útiles a nivel individual, pero tienen beneficios limitados para los empleados de grandes organizaciones, ya que no están integradas con los sistemas tecnológicos existentes".

"Esto significa que hay una discontinuidad en cómo los empleados trabajan, a medida que se alejan de su escritorio", sostiene.

Además, su falta de integración también implica problemas de seguridad.

En este sentido, Carr asegura que tanto él como algunos de sus colegas utilizan Evernote a través de una cuenta personal, gratis o de pago, y que esto tiene repercusiones en cuanto a la seguridad porque no están diseñadas específicamente para el trabajo.

"No utilizamos ese servicio para material muy sensible, pero esto significa que la información menos crítica -incluso si se trata de notas sueltas, grabaciones o enlaces de páginas de internet- está siendo almacenada en servidores de Estados Unidos".

Por lo tanto, esos datos podrían, teóricamente, ser utilizados por las autoridades norteamericanas, de acuerdo con la Ley Patriota de EE.UU.

Diversión y sencillez

Pero, a pesar de los inconvenientes, hay un incuestionable interés en la tecnología que ayuda -o dice ayudar- a que trabajemos más fácilmente.

Es el caso del auge de Take Slack, una aplicación de mensajería en tiempo real para computadoras y móviles.

Alex Hamilton, director ejecutivo de Radiant Law, un bufete de abogados con oficinas en Reino Unido y Sudáfrica, dice que su empresa utiliza esa aplicación para ayudar a enfrentar la avalancha de mensajes de correo electrónico.

"Nos hemos deshecho prácticamente de los emails internos", explica.

"La capacidad [de la aplicación] para canalizar las discusiones es muy potente, así como la posibilidad de que cualquiera pueda unirse a las conversaciones, y eso nos ha ayudado mucho a fomentar la transparencia en la empresa".

"Por encima de todo, es muy fácil de utilizar y a la gente le gusta".

Diversión y sencillez parecen ser las claves para que una aplicación de productividad tenga éxito.

"Al igual que en cualquier relación exitosa, tienes que comprometerte por completo a la aplicación que elegiste, y es fácil dejar de usarla cuando la etapa de 'luna de miel' se termina", dice Jason Cartwright, director de la agencia de desarrollo digital Potato y gran fanático de Trello y Slack.

Pero Crawford Warnock no opina lo mismo: asegura que su mejor inversión fueron una pizarra "y más bolígrafos".