Ortiz Sotelo: “El reto es repensar cómo los jóvenes accederán al patrimonio documental de la Nación”

A mediados de diciembre del 2020 el Archivo General de la Nación (AGN) lanzó la convocatoria de su programa de voluntariado para la catalogación virtual de documentos notariales de los siglos XVII al XIX. Esta semana se realizó el lanzamiento de la página web https://voluntariado.agn.gob.pe/ donde los interesados podrán registrarse para participar en esta interesante iniciativa.

Para conocer más detalles sobre este proyecto y otros temas relacionados al AGN conversamos con su jefe institucional Jorge Ortiz Sotelo.

El AGN es el repositorio de toda la documentación que se genera en el sector público. Durante muchos años el papel fue el soporte por excelencia. Hoy en día es el digital. El gran reto de la institución, como señala Jorge Ortiz, es “repensar cómo aseguramos que las futuras generaciones puedan acceder a este patrimonio documental de la Nación”.

- Una forma de asegurar este acceso a la información es el programa de voluntariado. ¿Cómo ha sido la acogida del público al programa?

Hemos tenido más de 600 interesados, entre historiadores o estudiantes de historia además de genealogistas, archiveros y público en general. Este proyecto piloto pone a disposición de los voluntarios protocolos notariales de los siglos XVII al XIX.

Con el programa de voluntariado buscamos difundir e incentivar a que las personas se interesen en el archivo y por supuesto que nos ayuden en esta larga y compleja labor. El voluntariado es completamente virtual. Los voluntarios tienen dos meses para hacer la catalogación. Toda la documentación en formato PDF estará protegida.

El AGN tiene 30 kilómetros de documentos que pasan por tres fases antes de ser digitalizados: inventario, descripción y catalogación. Hasta ahora solo se ha catalogado casi un kilómetro. Una titánica labor en la que hoy todos podemos colaborar.

- ¿Qué esperan lograr con el voluntariado?

El programa tiene dos objetivos, por un lado que el público nos ayude a catalogar y por otro acelerar nuestro propio proceso de digitalización. La cantidad de gente que tenemos no nos alcanza. El voluntariado es una forma razonable de hacerlo. No estamos inventando la pólvora. Esto se ha hecho en otros países. En tanto la gente pueda motivarse a participar en algo es enriquecedor para todos.

- El AGN tiene una ley que necesita actualizarse. ¿Cómo va ese proceso?

La Comisión de Cultura presidida por el congresista Alcides Rayme, quien ha sido archivero en la Municipalidad de Caballococha, se ha interesado en retomar la propuesta de un texto sustitutorio. La comisión matriz de este tema del archivo fue la de Descentralización y de forma alterna estaba la de Cultura.

El texto plantea la función que debe tener el archivo en la producción de los documentos virtuales, las relaciones que tiene el AGN con otras instancias y señala la necesidad que haya continuidad de la jefatura de archivo. En ocasiones los cargos duran dos meses. Y este tipo de instituciones deben tener un espacio prolongado de acción. Nuestra institución ha hecho llegar sus puntos de vista a través del Ministerio de Cultura. Hay varios aspectos más de esta norma que está en la cancha del Congreso. Entiendo que se ha pedido que esto pase al pleno.

-El AGN tiene todo su acervo almacenado en cinco locales e incluso uno de ellos tiene orden de desalojo. ¿En qué etapa está el proyecto de la nueva sede?

En realidad es el primer local que va a ser construido para que funcione nuestra institución. Este año debería iniciarse la construcción. Para ello se está elaborando el expediente técnico. El proyecto demandará no solo la construcción del edificio sino su equipamiento. Hay que transformar el archivo para adecuarnos a los nuevos retos y por supuesto a una nueva estructura. Es un proyecto interesante que involucra la construcción de áreas climatizadas, cámaras de seguridad y otros aspecto técnicos.

¿Cuáles son las siguientes acciones del AGN a propósito del Bicentenario de nuestra Independencia?

Estamos lanzando a fin de mes la web “La Independencia a través de los hechos”. Hemos realizado una suerte de cronología que va desde 1819 hasta 1826 donde marcamos varios hitos de la Independencia con documentos del AGN y archivos de provincias. Además hemos conseguido el apoyo de los archivos de Colombia, Chile, Argentina, Ecuador y Venezuela. Más aun hemos presentado un proyecto para digitalizar documentos del Archivo General de Indias que no han sido catalogados sobre la Independencia.

¿Cuáles son los retos que se enfrenta un archivero en Perú?

Los archiveros enfrentan la poca compresión que tienen las autoridades por preservar la documentación. Eso lleva a que termine habiendo archivos precarios. Por ejemplo, en Ayacucho construyeron un edificio para el archivo pero el gobierno regional quiso instalar oficinas administrativas. El archivo municipal de Paita tiene documentación del siglo XVIII almacenada en el segundo piso de una casa de madera. Esta situación refleja la percepción que tienen algunas autoridades sobre los archivos.

Los archiveros deben preocuparse en que se logre comprender la naturaleza de su labor. Mal que bien es silenciosa. No se trata de difundir todos los días lo que se hace. Es una labor de hormiguita. Toma tiempo y no siempre es bien apreciada, pero merece el mayor de los afectos que en otros lugares sí tiene. Acá creo que nos falta eso y de alguna forma es parte del problema. Tenemos que remirarnos y para hacerlo tenemos que ver los documentos.