La suite ofimática conocida como Microsoft Office cuenta con varios programas que tienen un gran éxito en los ámbitos estudiantil y laboral, como ocurre con PowerPoint, una programa que permite preparar una presentación y que, pese a su popularidad, cuenta con funciones que pasan desapercibidas.
PowerPoint integra una función que permite grabar la pantalla e introducir este contenido en la presentación, para que pueda reproducirse durante la misma. Este elemento puede encontrarse en la pestaña ‘Insertar’.
Primero hay que seleccionar la zona que va a ser grabada, ya sea solo una parte o la pantalla completa. Entonces, con el atajo ‘Win+Mayús+F’ el cursor se transformará en una especie de mirilla cuadriculada. Finalmente, al hacer clic en ‘Grabar’ se iniciará la grabación, que podremos pausar o finalizar para generar un video que se añadirá en la diapositiva.
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Por otra parte, y para obtener un resultado visual más espectacular, podemos utilizar la función de cuentagotas. Esta herramienta, que tiene la imagen de una pipeta, puede encontrarse en las opciones de ‘Relleno de forma’ dentro de ‘Formato’, y copia el color presente en cualquiera de los elementos que están en las diapositivas, desde el texto hasta una imagen, para utilizarlo posteriormente.
Por ejemplo, si en una diapositiva que habla sobre salud se incluye una fotografía en la que se aprecia el color de una piel que está en perfecto estado, esa misma tonalidad que no está predefinida en PowerPoint puede copiarse para insertar un marco que sea de un color idéntico.
Asimismo, y para atraer la atención de las personas, se pueden animar los elementos incluidos en las diapositivas, como una gráfica, una imagen o una flecha. Esta opción se encuentra en la pestaña ‘Animaciones’, y permite elegir distintos efectos, como barrido o rueda, y configurar la forma en que se mostrará desde ‘Opciones de efectos’.
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Una de las funciones más útiles consiste en recuperar un archivo PowerPoint que no se ha guardado, bien porque el programa se ha cerrado de forma repentina bien porque no nos hemos dado cuenta y lo hemos cerrado de forma manual sin guardar los últimos cambios.
Ante todo, y para asegurarnos de que PowerPoint funciona correctamente, hay que comprobar las actualizaciones e instalar la última disponible. También hay que cerciorarse de que no hay otros procesos en segundo plano que estén haciendo uso de PowerPoint. Por otra parte, si el ordenador está algo anticuado a nivel de hardware, conviene tener abiertos simultáneamente la menor cantidad posible de programas.
Para recuperar un archivo de PowerPoint se puede utiliza una herramienta profesional como Recoverit. Esta, una vez hemos elegido la ubicación en la que se encontraba originariamente el fichero, escanea esa unidad de memoria, previsualiza las presentaciones halladas y escoge la que se quiere recuperar antes de proceder a su restauración inmediata.
Sin embargo, existe una función en PowerPoint que puede evitarnos más de un susto: autorrecuperación. Eso sí, debemos tenerla activada, así como haberla configurado para que guarde las presentaciones de manera automática cada vez que transcurra el tiempo que consideremos oportuno —siendo por defecto de diez minutos.
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